Prowadzimy biuro rachunkowe jako spółka z o.o. Mamy wdrożone procedury AML. Z jednym z klientów, dla którego prowadziliśmy księgi rachunkowe, będziemy kończyć współpracę. Umowa o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych zostanie rozwiązana za porozumieniem stron. Czy, a jeżeli tak, to jak długo, musimy przechowywać dokumenty związane z AML dotyczące tego klienta?
Kwestie związane z obowiązkiem przechowywania dokumentacji byłego klienta instytucji obowiązanej precyzuje art. 49 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2023 r. poz. 1124 ze zm.), zwanej ustawą AML. Zgodnie z jego ustępem 1 instytucje obowiązane przechowują przez okres 5 lat, licząc od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem lub od dnia przeprowadzenia transakcji okazjonalnej:
1) uzyskane w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego kopie dokumentów i informacje, w tym m.in. informacje uzyskane za pomocą środków identyfikacji elektronicznej,
2) dowody potwierdzające przeprowadzone transakcje i ewidencje transakcji, obejmujące oryginalne dokumenty lub kopie dokumentów konieczne do identyfikacji transakcji.
Ta regulacja jest istotna dla biura rachunkowego jako instytucji obowiązanej, zwłaszcza jej pkt 1. Mowa w nim o kopiach dokumentach i informacjach uzyskanych w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego. Instytucja obowiązana musi na bieżąco gromadzić dokumentację związaną ze stosowaniem środków bezpieczeństwa finansowego oraz wyników bieżącej analizy przeprowadzanych transakcji (zob. art. 34 ust. 3 ustawy AML). Podstawowe dokumenty związane z AML dotyczące konkretnego klienta to w szczególności karta klienta czy inny dokument z danymi identyfikacyjnymi klienta, jego beneficjenta(-ów) rzeczywistego(-ych), ewentualnie także osoby upoważnionej do działania w imieniu klienta, oświadczenia o statusie PEP (tj. status osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne), wydruk z CRBR czy kopie dokumentów uzyskane w ramach stosowania środków bezpieczeństwa finansowego. Dokumentacja ta może być zgromadzona w postaci papierowej bądź elektronicznej. W razie zatem rozwiązania umowy o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych dokumentację AML klienta należy przechowywać przez okres 5 lat od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z nim (tu: od dnia rozwiązania umowy).
W art. 49 ust. 1 pkt 2 ustawy AML mowa natomiast o dowodach potwierdzających przeprowadzone transakcje i ewidencje transakcji. Dodatkowo art. 49 ust. 2 ustawy AML przewiduje, że instytucje obowiązane przechowują wyniki bieżących analiz przeprowadzanych transakcji przez okres 5 lat, licząc od dnia ich przeprowadzenia. Przy tym transakcje w rozumieniu ustawy AML to czynność prawna lub faktyczna, na podstawie której dokonuje się przeniesienia własności lub posiadania wartości majątkowych, lub czynność prawna lub faktyczna dokonywana w celu przeniesienia własności lub posiadania wartości majątkowych (art. 2 ust. 2 pkt 21 ustawy AML). Biura rachunkowe z założenia nie biorą udziału w przeprowadzaniu transakcji. Są natomiast instytucjami obowiązanymi ewidencjonującymi transakcje klientów w księgach i rozliczającymi je dla celów podatkowych. Jeśli zatem usługi biura dotyczyły jedynie czynności ewidencyjnych, to regulacje art. 49 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 ustawy AML go nie dotyczą.
Do biura rachunkowego nie ma zastosowania także regulacja art. 49 ust. 3 ustawy AML dotycząca uprawniania Generalnego Inspektora Informacji Finansowej do żądania przechowywania dokumentacji AML przez dłuży okres. O wyłączeniu jej stosowania wobec m.in. biur rachunkowych przesądza art. 49 ust. 4 ustawy AML.
