Sporządzenie sprawozdania finansowego z zachowaniem ostrożnej wyceny wymaga zidentyfikowania wszystkich stanów (ryzyk) i zdarzeń powodujących konieczność zawiązania rezerw lub odpisów aktualizujących. Jeżeli księgowość obsługuje komórka wewnętrzna firmy, wówczas ma ona bezpośredni dostęp do informacji o takich sprawach. Odmiennie wygląda to w przypadku obsługi przez biuro rachunkowe, które z zasady ma ograniczony dostęp do takich informacji.
Zasada ostrożności w rachunkowości
Będącą jedną z naczelnych zasad rachunkowości zasadę ostrożnej wyceny określa art. 7 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Sprowadza się ona m.in. do tego, że należy w wyniku finansowym, bez względu na jego wysokość, uwzględnić zmniejszenia wartości użytkowej lub handlowej składników aktywów (w postaci odpisów aktualizujących) oraz rezerwy na znane jednostce ryzyko, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń. Przesłanki do tworzenia odpisów aktualizujących wskazuje m.in. art. 28 ust. 7 ustawy o rachunkowości, a do tworzenia rezerw - m.in. art. 35d i art. 39 ust. 2 tej ustawy.
Przegląd przesłanek ostrożnościowych
W niektórych przypadkach biuro rachunkowe wie o przesłankach uzasadniających konieczność dokonania odpisów aktualizujących dla określonych aktywów lub zawiązania rezerw lub powinno te stany samodzielnie zidentyfikować. Oto kilka przykładów:
- z analizy portfela rozrachunków wynika, które należności nie są spłacane i wobec których należy w związku z tym dokonać odpisów aktualizujących,
- brak kontynuacji nakładów na środek trwały w budowie może wskazywać na zaniechanie inwestycji i konieczność jej odpisania lub zawiązania odpisu, gdyby istniała szansa na powrót do inwestycji w przyszłości,
- w styczniu 2025 r. jednostka sprzedała wystawioną w 2024 r. do sprzedaży nieruchomość, ujętą jako środek trwały, za cenę netto istotnie niższą niż jej wartość księgowa netto na koniec 2024 r. - wystąpi obowiązek dokonania odpisu aktualizującego w 2024 r.,
- na jednym z kont magazynowych występuje znaczący stan materiałów, jednakże od dłuższego czasu brak ruchów (rozchodów) - należy ustalić, czy nie doszło do trwałej utraty wartości,
- toczące się postępowanie podatkowe lub z ZUS będzie przesłanką do zawiązania rezerwy na poczet zapłaty podatku lub składek, jeśli wymierzenie jest prawdopodobne.
Istnieją również sytuacje, w których biuro rachunkowe, co do zasady, nie ma możliwości samodzielnego zidentyfikowania stanów uzasadniających dokonanie odpisów aktualizujących czy zawiązanie rezerwy lub bez współpracy z odpowiednią komórką zleceniodawcy nie będzie dysponować danymi będącymi podstawą do oszacowania odpisów lub rezerw. Można tu wskazać przykłady:
- obsługiwana jednostka poręczyła kredyt dla jednego ze swoich kontrahentów, a z uwagi na to, że wywiązuje się on z płatności, nie widać w księgach poręczyciela spłaty poręczonego długu, zarząd otrzymał jednak od banku zawiadomienie o tym, że dłużnik zalega z płatnościami - stan może uzasadniać utworzenie rezerwy; niezależnie od tego okoliczność udzielenia poręczenia podlega ujawnieniu w dodatkowych informacjach i objaśnieniach,
- mogą się toczyć rozmaite postępowania administracyjne w kierunku nałożenia opłat sankcyjnych, kar itp. - biuro rachunkowe może wprawdzie natrafić na ich ślady w księgach pod postacią np. pewnych płatności związanych z czynnościami procesowymi, jednak nie zawsze będzie miało wiedzę, z czym są związane, a stany takie mogą być podstawą do zawiązania rezerw na skutki tych podstępowań.
Kompletność odpisów aktualizujących i rezerw
Przed podpisaniem sprawozdania finansowego należy więc przejrzeć zestawienie obrotów i sald - przyjrzeć się saldom budzącym wątpliwości lub takim, co do których wyceny należy podejść krytycznie. Ponadto warto uzyskać oświadczenie kierownictwa obsługiwanej jednostki o występowaniu (lub nie) innych zdarzeń powodujących konieczność zawiązania odpisów aktualizujących i rezerw. Powinno ono zawierać w szczególności informacje co do zobowiązań warunkowych, procedowanych spraw w postępowaniach sądowych lub administracyjnych, ostrożnej wyceny aktywów. Celowe jest, by zostało podpisane przez kierownictwo jednostki przed sporządzeniem przez biuro rachunkowe sprawozdania finansowego jednostki, najpóźniej w dacie podpisania sprawozdania. Pozyskanie takiego oświadczenia będzie potwierdzeniem, że biuro rachunkowe ze starannością przeanalizowało kwestię ostrożnej wyceny, co umożliwiło sporządzenie rzetelnego i wiarygodnego sprawozdania finansowego.
![]() |