Jednostka może otrzymać wsparcie od pracowników biura już przy planowaniu inwentaryzacji i tworzeniu niezbędnej dokumentacji do jej przeprowadzenia i rozliczenia. Dotyczy to m.in. przygotowania instrukcji inwentaryzacyjnej, która jest fundamentem prawidłowego przeprowadzenia inwentaryzacji i powinna zostać zaadaptowana do konkretnej jednostki, i/lub zarządzenia w sprawie inwentaryzacji. Od pracowników biura, którzy znają specyfikę danej jednostki, można uzyskać wskazówki, jak przeprowadzić spis z natury i na jakie konkretne działania trzeba zwrócić szczególną uwagę, aby uniknąć nieprawidłowości przy ustalaniu stanu poszczególnych składników majątku. Ponadto pracownicy biura mogą zaproponować sposób udokumentowania oraz wyjaśnienia powstałych niedoborów lub nadwyżek.
To kierownik jednostki odpowiada za inwentaryzację, a w szczególności za stworzenie warunków umożliwiających poprawne przeprowadzenie i rozliczenie wyników inwentaryzacji. Ponadto ponosi wyłączną odpowiedzialność za inwentaryzację drogą spisu z natury (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Kierownik jednostki może zlecić biuru rachunkowemu przeprowadzenie rocznej inwentaryzacji w drodze spisu z natury. Nie zwalnia go to z odpowiedzialności za przeprowadzenie spisu.
W umowie zawartej z biurem rachunkowym w części dotyczącej przeprowadzenia inwentaryzacji drogą spisu z natury trzeba określać co najmniej wymagania co do jej zakresu, przedmiotu, daty spisu, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych, sposobu prezentacji wyników spisu (rodzaje dokumentów). Umowa z biurem może obejmować cały zakres inwentaryzacji drogą spisu z natury, w tym przygotowanie jednostki do spisu (np. wskazanie sposobu uporządkowania zapasów, przygotowanie części dokumentacji lub jej wzorów, wydzielenie i oznaczenie pól spisowych), przeprowadzenie czynności spisowych i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych. Zawarta umowa może też być ograniczona wyłącznie do czynności spisowych wraz z udokumentowaniem wyników spisu.
Gdy spis z natury zlecono biuru rachunkowemu prowadzącemu księgi rachunkowe jednostki, należy zapewnić, aby osoby wykonujące czynności spisowe (członkowie zespołów spisowych) nie były bezpośrednio zaangażowane w prowadzenie jej ksiąg rachunkowych, a w szczególności, aby nie posiadały dostępu do informacji o stanach ewidencyjnych zapasów.
Po zleceniu biuru rachunkowemu inwentaryzacji drogą spisu z natury kierownik jednostki powinien nadzorować jego przebieg, aby upewnić się co do rzetelności wyników spisu oraz dokonać odbioru wyników spisu.
