Aktualnie jesteś: Gazeta Podatkowa (strona główna)  »   Gazeta Podatkowa NR 84 (1750) z dn. 19.10.2020  »  Zamknięcie ksiąg rachunkowych za 2019 r.

Wkrótce dodatki:

Gazeta Podatkowa nr 25 (1691) z dnia 26.03.2020, strona 14
dział: Przewodnik Gazety Podatkowej
Autor: Karolina Paszkowska

Zamknięcie ksiąg rachunkowych za 2019 r.

Artykuł zawiera znaków: 11674

UWAGA! Zmiana terminów (czytaj więcej)

Jednostki, których rok obrotowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, zamykają księgi rachunkowe za 2019 r. na dzień 31 grudnia 2019 r. Powinno to nastąpić najpóźniej 31 marca 2020 r. Przed zamknięciem ksiąg rachunkowych trzeba dokonać wielu czynności mających na celu sprawdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów.

Księgi rachunkowe

Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się na podstawie dowodów księgowych w sposób zorganizowany i ciągły, w porządku chronologicznym i bieżąco. W przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości należy opisać stosowane rozwiązania dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych wymagające bezwzględnego zastosowania oraz te wybrane przez jednostkę spośród dopuszczonych do stosowania w przepisach o rachunkowości.

Na księgi rachunkowe składają się zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald. Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości tworzą je: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych. Stanowi o tym art. 13 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości.

Księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być:

  • trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania,
     
  • wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia,
     
  • przechowywane starannie w ustalonej kolejności.

Prowadząc księgi rachunkowe przy użyciu komputera, należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald. Poza tym wydruki komputerowe ksiąg powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym. Tak określa art. 13 ust. 5 ustawy o rachunkowości.

Wstępne zamknięcie ksiąg

Księgi rachunkowe zamyka się m.in. na dzień kończący rok obrotowy (art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Przy czym są one zamykane wstępnie przed sporządzeniem sprawozdania finansowego za dany rok, a ich ostateczne zamknięcie następuje po zatwierdzeniu tego sprawozdania.

Wstępnego zamknięcia ksiąg rachunkowych należy dokonać nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Dlatego jednostki, których rok obrotowy jest taki sam jak rok kalendarzowy, księgi rachunkowe dotyczące 2019 r. powinny zamknąć najpóźniej 31 marca 2020 r. Jest to jednocześnie ostateczna data przygotowania sprawozdania finansowego za 2019 r. Jak wynika bowiem z art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.


Roczne sprawozdanie finansowe sporządza się na podstawie wstępnie zamkniętych ksiąg rachunkowych za dany rok.


Gdy jednostka po sporządzeniu sprawozdania finansowego za 2019 r., a przed jego zatwierdzeniem, otrzyma informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, powinna ona odpowiednio zmienić to sprawozdanie. Jednocześnie określonych zapisów należy dokonać w księgach rachunkowych za 2019 r. Jeśli sprawozdanie finansowe podlega badaniu, trzeba również powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał. Gdy zdarzenia te nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, to odpowiednie wyjaśnienia zamieszcza się w informacji dodatkowej (art. 54 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Czynności poprzedzające zamknięcie ksiąg

Zgodnie z zasadą memoriału w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Poza tym dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zalicza się koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Stanowią o tym art. 6 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości. W księgach rachunkowych danego roku obrotowego należy ująć wszystkie dowody księgowe potwierdzające dokonanie operacji gospodarczych lub wystąpienie zdarzeń gospodarczych w tym roku. Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych danego okresu trzeba wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Aby dopełnić tego obowiązku, przed zamknięciem ksiąg rachunkowych należy przeprowadzić szereg prac mających na celu doprowadzenie stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych do zgodności z zasadą wiarygodności, tj. wiernego i rzetelnego obrazu. Do czynności, które jednostka powinna przeprowadzić przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za 2019 r., należą przede wszystkim:

  • sprawdzenie, czy w księgach rachunkowych 2019 r. ujęto wszystkie dokumenty dotyczące tego roku - polega to na zweryfikowaniu, czy wszystkie niezbędne informacje i dokumenty zostały przekazane do działu księgowości z innych działów, dotyczy to m.in. faktur i rachunków otrzymanych w 2020 r., czyli po dniu bilansowym, a wpływających na koszty, straty lub zobowiązania 2019 r.,
     
  • zweryfikowanie, czy naliczono wszystkie wynikające z przepisów prawa lub zawartych umów koszty dotyczące 2019 r., w tym m.in. odsetki od zobowiązań, odpis na ZFŚS oraz czy dokonano jego korekty na koniec roku, wpłaty na PFRON, opłaty za korzystanie ze środowiska,
     
  • ujęcie w księgach rachunkowych 2019 r. rozliczenia inwentaryzacji za 2019 r.,
     
  • zweryfikowanie i zaktualizowanie wyceny bilansowej aktywów i pasywów zgodnie z regułami określonymi w rozdziale 4 ustawy o rachunkowości,
     
  • przeksięgowanie sald kont wynikowych w celu ustalenia wyniku finansowego za 2019 r.,
     
  • uzgodnienie obrotów dziennika z obrotami kont księgi głównej oraz obrotów i sald kont księgi głównej z zestawieniem obrotów i sald,
     
  • uzupełnienie zapisów we wstępnie zamkniętych księgach dotyczących 2019 r. o skutki istotnych zmian wywołanych zdarzeniami, jakie nastąpiły po dacie bilansu, czyli w 2020 r., lecz mających wpływ na wycenę aktywów i pasywów, której dokonano na dzień bilansowy, oraz o zmiany dokonane jeszcze przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za 2019 r., np. na skutek uwag i zaleceń biegłego rewidenta, który przeprowadził badanie sprawozdania finansowego.

Ostateczne terminy wykonania prac bilansowych dotyczących 2019 r., które należy zrealizować do końca marca 2020 r., wskazano w ramce.

Ostateczne zamknięcie ksiąg

W jednostkach kontynuujących działalność ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Stanowi o tym art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego (art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Oznacza to, że sprawozdanie finansowe za 2019 r. trzeba zatwierdzić do 30 czerwca 2020 r. Zatem zasadniczo ostatecznym terminem zamknięcia ksiąg rachunkowych dotyczących 2019 r. jest 15 lipca 2020 r.

Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi (art. 12 ust. 5 ustawy o rachunkowości). W księgach rachunkowych prowadzonych komputerowo ich ostateczne zamknięcie polega na zablokowaniu możliwości dokonywania jakichkolwiek zapisów we wszystkich zbiorach składających się na te księgi. Danych tych po zamknięciu ksiąg nie można w żaden sposób zmodyfikować. Istnieje jedynie możliwość ich odczytu i prezentacji, również w formie wydruku.

Jednostki są zobligowane do wydrukowania ksiąg rachunkowych nie później niż na koniec roku obrotowego (art. 13 ust. 6 ustawy o rachunkowości). Przy czym za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg. Zasady dotyczące archiwizacji dokumentacji księgowej wskazane zostały w rozdziale 8 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 71 ust. 1 ustawy o rachunkowości jednostka jest zobligowana do przechowywania dokumentacji księgowej w należyty sposób i chronienia jej przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przy prowadzeniu ksiąg przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości. Ochronę tę należy stosować przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych. Jednocześnie trzeba zapewnić ochronę programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem (art. 71 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Korekty po zatwierdzeniu sprawozdania

Gdy po ostatecznym zamknięciu ksiąg rachunkowych oraz zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za 2019 r., czyli w przypadku gdy nie jest możliwe dokonanie jakichkolwiek zmian w tych księgach oraz sprawozdaniu, jednostka otrzyma informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie, to ich skutki ujmuje w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te otrzymała, czyli np. w księgach 2020 r. Wówczas skutki korekty księguje się w korespondencji z kontem 82 "Rozliczenie wyniku finansowego" i wykazuje jako "zysk (stratę) z lat ubiegłych" (art. 54 ust. 3 ustawy o rachunkowości). Jeśli skutki tych błędów nie są istotne, można odnieść je do pozostałych przychodów lub kosztów operacyjnych (szerzej na ten temat na str. 12 bieżącego nr GP).

Lista kontrolna prac bilansowych dotyczących 2019 r., które trzeba wykonać do końca marca 2020 r.
Lp. Rodzaj czynności Ostateczny
termin wykonania
Checklista
Tak Nie
1. Wyjaśnienie i rozliczenie w księgach 2019 r. ujawnionych różnic inwentaryzacyjnych 25 marca 2020 r.
2. Sporządzenie obrotów i sald kont księgi głównej za 2019 r. 25 marca 2020 r.
3. Sporządzenie zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych za 2019 r. 31 marca 2020 r.
4. Wstępne zamknięcie ksiąg rachunkowych za 2019 r. 31 marca 2020 r.
5. Sporządzenie sprawozdania finansowego za 2019 r. 31 marca 2020 r.
6. Podpisanie sprawozdania finansowego za 2019 r. 31 marca 2020 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.)

Najpopularniejsze w dziale „Przewodnik Gazety Podatkowej”

Kary za nieprzekazanie i błędy w nowym JPK_VAT

Gazeta Podatkowa nr 84 (1750) z dnia 19.10.2020

Tarcza antykryzysowa w sprawach pracowniczych w opinii urzędów

Gazeta Podatkowa nr 76 (1742) z dnia 21.09.2020

Zaliczki w obrocie krajowym w świetle przepisów o VAT

Gazeta Podatkowa nr 83 (1749) z dnia 15.10.2020

Nadchodzące zmiany w przepisach regulujących funkcjonowanie spółek

Gazeta Podatkowa nr 81 (1747) z dnia 8.10.2020

Podział majątku w spółce cywilnej

Gazeta Podatkowa nr 77 (1743) z dnia 24.09.2020

Przygotowania do inwentaryzacji w firmie

Gazeta Podatkowa nr 82 (1748) z dnia 12.10.2020

Zawieranie umów o zamówienia publiczne na nowych zasadach

Gazeta Podatkowa nr 80 (1746) z dnia 5.10.2020

Składki ZUS jako koszty podatkowe płatnika

Gazeta Podatkowa nr 77 (1743) z dnia 24.09.2020

Jak załatwiać sprawy podatkowe przez internet?

Gazeta Podatkowa nr 76 (1742) z dnia 21.09.2020

Prowadzenie działalności gospodarczej w trakcie pandemii

Gazeta Podatkowa nr 79 (1745) z dnia 1.10.2020

Koszty zagranicznych podróży służbowych w księgach

Gazeta Podatkowa nr 78 (1744) z dnia 28.09.2020

Ważne terminy dla rodzin z dziećmi

Gazeta Podatkowa nr 80 (1746) z dnia 5.10.2020

Korzystanie z urlopu rodzicielskiego przez pracownika

Gazeta Podatkowa nr 83 (1749) z dnia 15.10.2020

Ewidencja szczepień pracowników przeciwko grypie

Gazeta Podatkowa nr 79 (1745) z dnia 1.10.2020

Delegowanie pracowników przez agencje pracy tymczasowej

Gazeta Podatkowa nr 78 (1744) z dnia 28.09.2020

Dokonywanie korekt w rachunku podatkowym

Gazeta Podatkowa nr 84 (1750) z dnia 19.10.2020

Skutki błędnego zawiadomienia o przekroczeniu rocznego limitu podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych

Gazeta Podatkowa nr 81 (1747) z dnia 8.10.2020

Dotacje na rozpoczęcie działalności dotyczącej przetwarzania produktów rolnych

Gazeta Podatkowa nr 82 (1748) z dnia 12.10.2020
PRZYDATNE LINKI

Portal Podatkowo-Księgowy

GOFIN.pl

Gofin.pl/PIT

Gofin.pl/Prawnik-Radzi

Gofin.pl/Rachunkowosc

Gofin.pl/Bilans

Gofin.pl/Podatki

Gofin.pl/Prawo-Pracy

Gofin.pl/Skladki-Zasilki

       
POMOCNIKI Księgowego

Aplikacja GOFIN NEWS

Indeks Księgowań FIRMA

Przewodnik Kadrowego

Wideopomocniki

Aplikacja GOFIN SGK

Interpretacje Urzędowe

Przewodnik Księgowego

Wskaźniki

Asystent Gofin

Kalkulatory

Przewodnik VAT

Wszystko dla Księgowych

Druki Gofin

Newslettery

Pytania Czytelników

 

Forum

Orzecznictwo dla firm

Tarcza Antykryzysowa

 

Indeks Księgowań BUDŻET

Przepisy Prawne

Terminy

 
       
Serwisy specjalistyczne

Czas Pracy

Podatek Dochodowy

Rozliczenie Delegacji

Vademecum Księgowego

Kalkulatory Podatkowe

Podatek VAT

Rozliczenia Podatkowe

Vademecum Podatnika

Kasa Fiskalna

Poradnik Księgowego

Rozliczenie Wynagrodzenia

Zakładamy Firmę

Kodeks Pracy

Porady Podatkowe

Vademecum Kadrowego

Zasiłki

więcej serwisów specjalistycznych
 
  szczegółowy spis treści
bieżącego numeru
pokazuj fragmenty artykułów 
Strona tytułowa
Aktualności i sygnały
O czym Czytelnik wiedzieć powinien
Rozliczamy podatek dochodowy
VAT i akcyza
Prawo pracy w praktyce
Składki ZUS
Emerytury, renty, zasiłki
Postępowanie przed fiskusem
Poradnik podatkowo-kadrowy
Rachunkowość dla każdego
Przewodnik Gazety Podatkowej
Orzecznictwo i interpretacje prawne
Spółki i wspólnicy
Wskazówki dla przedsiębiorcy
Kompleksowe opracowania podatkowo-księgowe
Druki - praktyczne wypełnianie
Z dyskusji na www.forum.gofin.pl
Prawnik radzi
Wskaźniki i stawki
 Dodatki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.