Księgi rachunkowe i dokumenty księgowe z którego roku mogę zniszczyć w 2015 r.? (pytanie nr 953596)
Księgi podatkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem trzeba - dla celów podatkowych - przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, którego one dotyczą. Jest to zasadniczo 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Wynika to z art. 70 § 1 w zw. z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2015 r. poz. 613). Okres archiwizacji dokumentacji przewidziany w Ordynacji podatkowej jest więc dłuższy niż wynikający z art. 74 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Przepis ten zakłada, że księgi rachunkowe i dokumenty księgowe trzyma się przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego ta dokumentacja dotyczy.
Oznacza to, że można zasadniczo zniszczyć dokumentację dotyczącą podatków, których termin płatności upłynął w 2009 r. oraz w latach wcześniejszych, np. podatku dochodowego od osób fizycznych za 2008 r.
Zatwierdzone sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.
Okres archiwizacji może się jednak z wielu powodów wydłużyć. Najczęściej jest to efekt modyfikacji terminu przedawnienia podatku. Bieg terminu przedawnienia wydłuża się, jeżeli nie rozpocznie się, np. w związku z odroczeniem terminu płatności podatku, będzie zawieszony, np. po wniesieniu sprawy do sądu administracyjnego, lub zostanie przerwany, np. w wyniku wszczęcia przez urząd skarbowy egzekucji i zastosowania środka egzekucyjnego. Przyczyny takich modyfikacji zostały wskazane w art. 70 § 2-8 oraz art. 70a Ordynacji podatkowej.
Dłuższy okres archiwizacji dokumentów podatkowych mogą ponadto przewidywać przepisy szczególne. Przykładem może być ustawa o specjalnych strefach ekonomicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 282). Przedsiębiorcy strefowi, korzystający z pomocy publicznej udzielanej zgodnie z tą ustawą, są zobowiązani przechowywać księgi podatkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń związanych ze zwrotem pomocy publicznej. Roszczenia te przedawniają się natomiast po 10 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym skorzystano z pomocy. Rozwiązanie to weszło w życie 6 stycznia 2015 r., ale dotyczy również wcześniej udzielonej pomocy publicznej, jeżeli roszczenia o jej zwrot nie uległy przedawnieniu przed tą datą.
