Złożenie informacji VAT-26 jest jednym z warunków uprawniających podatnika do pełnego odliczenia podatku naliczonego z tytułu wydatków związanych z pojazdami samochodowymi wykorzystywanymi wyłącznie do działalności gospodarczej podatników. Natomiast aktualizacji VAT-26 podatnik jest zobowiązany dokonać m.in. w przypadku zmiany zasad używania pojazdu.

Zasady odliczania VAT od samochodów

Na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi VAT, co do zasady, przysługuje prawo do odliczenia VAT. Zaś zgodnie z art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego podlegającą odliczeniu stanowi 50% kwoty podatku wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika.

Przez pojazdy samochodowe rozumie się pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dmc nieprzekraczającej 3,5 tony.

Przy czym, w myśl art. 86a ust. 3 ustawy o VAT, pełne odliczenie VAT stosuje się, gdy pojazdy samochodowe są m.in. wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. Za takie pojazdy są uznawane samochody, jeżeli m.in. sposób ich wykorzystywania przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją ich przebiegu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Natomiast podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, mają dodatkowo obowiązek złożenia naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach na druku VAT-26 w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami, nie później jednak niż w dniu przesłania pliku JPK_VAT. W sytuacji gdy podatnik nie złoży w terminie tej informacji, uznaje się, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności podatnika dopiero od pierwszego dnia miesiąca, w którym podatnik złoży tę informację.

Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 12 stycznia 2022 r., nr 0112-KDIL2-2.4012.146.2017.12.MS, wyjaśnił, że do momentu złożenia VAT-26 nie można uznać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. Samochód do czasu złożenia VAT-26 jest traktowany jako niewykorzystywany wyłącznie do prowadzenia działalności. W konsekwencji podatnikowi przysługuje prawo tylko do 50% odliczenia VAT.

Dane zawarte w VAT-26

Informacja VAT-26 zawiera w części C dane umożliwiające organowi podatkowemu identyfikację pojazdów u podatnika, czyli ich markę, model, numer rejestracyjny (w tym również numer rejestracyjny pojazdu przyjętego w używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze) czy rok jego produkcji.

W formularzu tym wskazuje się także datę nabycia pojazdu, datę poniesienia pierwszego wydatku z nim związanego oraz datę zmiany jego wykorzystania. W przypadku importu samochodu jako datę nabycia podaje się datę importu, a przy oddaniu pojazdu do używania po jego wytworzeniu - datę oddania do używania. Zaś w przypadku pojazdów używanych na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze podaje się datę przyjęcia w używanie.

Ponadto datą poniesienia pierwszego wydatku może być również data wpłaty przedpłaty, zaliczki, zadatku czy raty na poczet pojazdu, który zostanie nabyty lub przyjęty w używanie. W takiej sytuacji w polu data nabycia pojazdu podaje się planowaną: datę oddania pojazdu do używania po jego wytworzeniu lub datę importu albo datę przyjęcia w używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze.

Aktualizacja VAT-26 przy sprzedaży samochodu...

Aktualizację VAT-26 składa się w przypadku zmiany wykorzystania pojazdu z używania wyłącznie do działalności gospodarczej na wykorzystanie do celów działalności i do celów innych niż działalność gospodarcza, najpóźniej do końca miesiąca, w którym podatnik dokonał tej zmiany (art. 86a ust. 14 ustawy o VAT).

Pomimo, iż z przepisów i objaśnień do VAT-26 wynika, że tylko powyższa zmiana zobowiązuje do złożenia aktualizacji VAT-26, to organy podatkowe uznają, że taką aktualizację należy również złożyć przy sprzedaży samochodu.

...i przy poniesieniu pierwszego wydatku

Gdy podatnik wpłacił zaliczkę na poczet zakupu pojazdu, który będzie wykorzystywany wyłącznie do jego działalności gospodarczej, datą poniesienia pierwszego wydatku jest data jej wpłaty. Oznacza to, że po wpłacie zaliczki podatnik powinien w ustawowym terminie złożyć VAT-26. Z uwagi na to, że w momencie wpłaty zaliczki podatnik z reguły nie zna wszystkich danych, które należy podać w VAT-26, np. numeru rejestracyjnego czy daty jego nabycia, to po zakupie pojazdu powinien dane te uzupełnić. W tym celu musi złożyć aktualizację VAT-26, aby uzupełnić numer rejestracyjny pojazdu czy datę jego nabycia, pomimo że nie następuje tu żadna zmiana przeznaczenia pojazdu, o której mowa w art. 86a ust. 14 ustawy o VAT.

Należy także zwrócić uwagę na stanowisko Dyrektora KIS przedstawione we wcześniej przywołanej interpretacji. Organ bowiem uznał, że podatnikowi nie przysługuje prawo do 100% odliczenia VAT z faktury dokumentującej wpłatę wstępnej opłaty w związku z umową leasingu samochodu z uwagi na przekroczenie terminu wynikającego z art. 86a ust. 12 ustawy o VAT. W jego opinii podatnik, składając VAT-26 w pierwszym dniu po "nabyciu" pojazdu, nie dopełnił wymogu z art. 86a ust. 12, co nie uprawnia go do pełnego odliczenia VAT z opłaty wstępnej w miesiącu poniesienia pierwszego wydatku. Organ podkreślił, że nawet jeżeli nie dokonał tego odliczenia w miesiącu otrzymania faktury, to dokonując odliczenia w miesiącu następnym, też nie ma prawa do pełnego odliczenia VAT od tej raty. Nie ma też prawa do dokonania korekty tego odliczenia.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2024 r. poz. 361)