Wszystkie biura rachunkowe są instytucjami obowiązanymi (IO) w świetle ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Muszą więc wdrożyć i realizować specjalne procedury. W związku z tym każda IO musi posiadać niezbędną dokumentację. Najważniejsze dwa dokumenty AML to wewnętrzna procedura instytucji obowiązanej oraz ocena ryzyka własnej działalności.

Dokumentacja AML

Biura rachunkowe jako instytucje obowiązane muszą realizować obowiązki nałożone na nie na mocy ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2023 r. poz. 1124 ze zm.), zwanej ustawą AML. W związku z tym dana instytucja obowiązana powinna mieć wdrożone procedury opisane w przyjętej dokumentacji (tj. w jednym dokumencie wraz z załącznikami, ewentualnie w odrębnych dokumentach). Przy opracowywaniu tych dokumentów biuro rachunkowe może skorzystać z przykładu wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wraz z załącznikami. Dostępne są one w programie DRUKI Gofin.

Wdrożenie tej procedury w praktyce wymaga zapoznania się z jej treścią, dostosowania jej postanowień do swojej działalności (w szczególności wypełnienia wymaganych pól) i następnie korzystania z jej narzędzi zgodnie z wymogami ustawy AML.

Wewnętrzna procedura i ocena ryzyka

Wewnętrzna procedura instytucji obowiązanej w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu to główny dokument, który musi sporządzić IO. Stanowi ona zbiór przyjętych zasad dotyczących realizowania obowiązków ustawy AML (z uwzględnieniem charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności), w tym m.in. stosowania środków bezpieczeństwa, przechowywania dokumentów, szkoleń osób zaangażowanych w realizację tych obowiązków. To, co w szczególności powinna ona zawierać, określa art. 50 ust. 2 ustawy AML.

Jej przygotowanie należy powiązać z opracowaniem oceny ryzyka własnej działalności danej IO. Taką ocenę ryzyka można przygotować, korzystając z załącznika nr 2 do przykładu wewnętrznej procedury (...). Chodzi tu o ocenę ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu odnoszącą się do działalności danego biura rachunkowego jako IO, z uwzględnieniem czynników ryzyka dotyczących klientów, państw lub obszarów geograficznych, produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw. Działania związane z identyfikacją i oceną ryzyka muszą być proporcjonalne do charakteru i wielkości instytucji obowiązanej (art. 27 ust. 1 ustawy AML). Wskazany katalog czynników ryzyka nie jest katalogiem zamkniętym, dlatego IO przy przeprowadzeniu oceny ryzyka może uwzględnić inne czynniki. Celem sporządzenia oceny ryzyka przez IO jest przede wszystkim uświadomienie sobie ekspozycji na omawiane ryzyko i określenie zagrożeń, a także wskazanie, jakie środki bezpieczeństwa finansowego będą stosowane w celu obniżenia tego ryzyka.

W świetle przepisów ustawy AML ocena ryzyka może być sporządzona w postaci papierowej lub elektronicznej.

Ochrona sygnalistów w zakresie AML

Każda IO musi dodatkowo mieć także wewnętrzną procedurę anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz IO rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. Obowiązek jej opracowania reguluje art. 53 ust. 1 ustawy AML, natomiast art. 53 ust. 2 ustawy AML definiuje, co powinna ona zawierać. Chodzi tu zatem o ochronę sygnalistów w zakresie AML. Ustawodawca nie narzuca formy tego dokumentu ani nie przesądza, czy IO ma mieć jedną wspólną wewnętrzną procedurę czy odrębne. Dopuszczalne jest każde z tych rozwiązań. Ważne jest, aby zrealizować obowiązki wynikające z ustawy. Przykład wewnętrznej procedury instytucji obowiązanej z programu DRUKI Gofin zawiera w sobie także wewnętrzną procedurę anonimowego zgłaszania naruszeń przepisów z zakresu AML. Kwestie te ujęte są w § 22 przykładu wewnętrznej procedury (...).

Odrębne (rozbudowane) obowiązki związane z ochroną sygnalistów nakłada na biura rachunkowe ustawa o ochronie sygnalistów. Przepisy tej ustawy oraz ustawy AML w zakresie ochrony sygnalistów różnią się istotnie w wielu kwestiach, w związku z tym dla wypełnienia wymogów każdej z tych ustaw wskazane jest przyjęcie dwóch odrębnych procedur: jedną dla wypełnienia wymogów ustawy AML (realizuje je § 22 omawianego przykładu wewnętrznej procedury...), a drugą dla wypełnienia wymogów ustawy o ochronie sygnalistów. W przypadku tej drugiej biura rachunkowe także mogą skorzystać z druków zamieszczonych w programie DRUKI Gofin.

Bieżące czynności, aktualizacja dokumentacji

Wewnętrzna procedura IO zawierająca w sobie wewnętrzną procedurę anonimowego zgłaszania naruszeń przepisów oraz ocena ryzyka odnoszącego się do działalności biura rachunkowego (tj. wewnętrzna procedura oraz załącznik nr 2 do niej) to podstawowe dokumenty AML. Muszą one być sporządzone na określony dzień (patrz ramka) i aktualizowane, co do zasady, w razie potrzeby, w tym m.in. w przypadku zmiany przepisów, przy tym ocena ryzyka nie rzadziej niż co 2 lata (por. art. 27 ust. 3 i art. 50 ust. 1 ustawy AML). Aktualizacja oceny ryzyka ma nastąpić m.in. w związku ze zmianami czynników ryzyka dotyczących klientów, państw lub obszarów geograficznych, produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw.

Poza tym IO musi na bieżąco gromadzić dokumentację związaną ze stosowaniem środków bezpieczeństwa finansowego oraz wyników bieżącej analizy przeprowadzanych transakcji i przechowywać ją zgodnie z wymogami wynikającymi z art. 49 ustawy AML.