Właściciele biur rachunkowych w swojej codziennej praktyce mogą spotkać się z klientami, z którymi współpraca przysparza wątpliwości natury moralnej. Co zrobić, gdy na podstawie dokumentacji księgowej, zachowania czy działań klienta wystąpi podejrzenie, że klient zachowuje się nieuczciwie czy wręcz niezgodnie z prawem?

Niejeden księgowy w biurze rachunkowym spotkał się z sytuacją, gdy klient zachowuje się podejrzanie lub z dostarczanych przez niego dowodów wynika, że może postępować niezgodnie z prawem. Co więcej, w celu uzyskania określonych korzyści dla siebie lub dla reprezentowanego przez siebie podmiotu może próbować namawiać do akceptacji swoich nieuczciwych działań osoby prowadzące jego księgi. Niektóre z takich trudnych sytuacji wskazują przykłady.

Asertywna reakcja biura na podejrzane działania klienta

Każda z takich sytuacji powinna się spotkać z odpowiednią reakcją osoby obsługującej księgowość klienta. Podejrzenia należy zgłosić to przełożonemu/właścicielowi biura rachunkowego. W każdym przypadku nieodzowna będzie rozmowa z klientem. Rozmowa taka powinna mieć charakter prewencyjny, zmierzający do nakłonienia go do zaprzestania procederu. Powinna być przeprowadzona z zachowaniem asertywności i ze wskazaniem na interes biura rachunkowego. W takiej rozmowie należałoby:

• wyjaśnić klientowi możliwe skutki prawne - zarówno w obszarze prawa podatkowego, jak i karnego (nie wyłączając możliwości uzyskania zakazu wykonywania działalności lub dzierżenia funkcji członka zarządu - często ten argument skutkuje),
• uświadomić klienta, że swoimi działaniami może narazić na szwank oraz na odpowiedzialność karną biuro i że nie będzie to tolerowane,
• poinformować klienta o obowiązkach biura w obszarze przeciwdziałania praniu pieniędzy.

Bywają sytuacje, gdy stosujący nieuczciwe lub przestępcze działania klient będzie próbował wymóc na biurze określone zachowania, stosując elementy zastraszenia czy szantażu. Mogą one przybierać różną formę, np. zagrożenie zerwaniem umowy czy wystawieniem w internecie negatywnej opinii. Na to pierwsze szczególnie wrażliwe będą te biura, dla których taki klient jest tym zapewniającym większość przychodów. Z tego powodu warto zadbać o odpowiednią dywersyfikację portfela klientów. Należy jednak mieć na uwadze, że właściciel biura rachunkowego może ponieść odpowiedzialność karną np. za:

• prowadzenie ksiąg rachunkowych wbrew przepisom ustawy lub podawania w nich nierzetelnych danych, na podstawie art. 77 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.),
• przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe, na podstawie art. 9 § 3 Kodeksu karnego skarbowego (Dz. U. z 2024 r. poz. 628 ze zm.),
• szkodę majątkową spowodowaną prowadzeniem dokumentacji działalności gospodarczej w sposób nierzetelny lub niezgodny z prawdą, na podstawie art. 303 Kodeksu karnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 17).

Biuro powinno być szczególnie uważne, gdy klient próbuje je zaangażować do przygotowania czy realizacji naruszającego prawo zdarzenia, które dopiero ma być ujawniane w księgach rachunkowych. W takich sytuacjach, jeśli zdarzenie to ma naruszać normy prawa karnego, właściciel czy pracownicy biura mogą być traktowani przez organy ścigania jako współsprawcy przestępstwa. Jeśli zdarzenie ma naruszać normy prawa cywilnego, biuro może wraz klientem ponosić ewentualną odpowiedzialność odszkodowawczą wobec podmiotu trzeciego.

Dlatego w sytuacji wskazanej w przykładzie 1 biuro rachunkowe powinno odmówić ujęcia pierwszej z faktur lub ująć korektę faktury tak, jak każą przepisy bilansowe - czyli odnieść ją do grudnia.

Jeśli jednak klient przedstawia dokumenty celem ujęcia w księgach zdarzenia już dokonanego, biuro co najwyżej może rozważać, czy spoczywa na nim obowiązek poinformowania o tym właściwych instytucji.

Czy biuro powinno donieść na nieuczciwego klienta?

Generalnie biuro rachunkowe powinno zachować tajemnicę odnośnie spraw klienta. Księgowi nie mają obowiązku prawnego zawiadamiania właściwych organów o swoich podejrzeniach w zakresie nieuczciwego, niezgodnego z prawem postępowania klienta. Jak wynika z art. 304 Kodeksu postępowania karnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 37 ze zm.), każdy, dowiedziawszy się o popełnieniu przestępstwa ściganego z urzędu, ma społeczny obowiązek zawiadomić o tym prokuratora lub Policję. Jest to obowiązek społeczny, co oznacza, że niezawiadomienie odpowiednich organów ścigania nie stanowi przestępstwa. Bezwzględny obowiązek zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa dotyczy czynów wymienionych w art. 240 § 1 Kodeksu karnego - nie dotyczy to przestępstw finansowych. Natomiast obowiązek zgłoszenia podejrzeń w zakresie m.in. prania pieniędzy spoczywa na biurze rachunkowym w związku z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2023 r. poz. 1124 ze zm.), zwaną ustawą AML.

Podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych są tzw. instytucjami obowiązanymi w rozumieniu art. 2 ustawy AML. Oznacza to, że powinny stosować określone środki bezpieczeństwa finansowego. Zgodnie z art. 33 ust. 2 ustawy AML instytucje obowiązane rozpoznają ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związane ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcją okazjonalną oraz oceniają poziom rozpoznanego ryzyka. Rozpoznanie takiego ryzyka powinno być na bieżąco dokumentowane.

Przez pranie pieniędzy rozumie się m.in. posiadanie, przekazywanie, przyjmowanie, używanie środków płatniczych pochodzących z korzyści związanych z popełnieniem czynu zabronionego.

W przykładzie 2 mamy do czynienia z sytuacją, gdzie pojawiają się transakcje gotówkowe o maksymalnej wartości pozwalającej na uniknięcie konieczności zapłaty faktur przelewem bankowym (takie praktyki jak rozdrabnianie płatności są jedną z najczęściej występujących oznak wskazujących na to, że transakcje są podejrzane). Jednocześnie faktury te, a także inne od tego samego dostawcy, na wyższe kwoty i płatne przelewem pojawiają się w specyficznych okolicznościach - klient dostarcza je wówczas, gdy biuro poinformuje go o kwotach podatku, jakie ma do zapłaty za dany okres. Równocześnie może budzić wątpliwości wynikająca z tych faktur treść świadczenia (np. lakoniczne określenie, brak powiązania z prowadzoną działalnością lub pozorność takiego powiązania). Stan taki powinien prowadzić do wzmożenia środków bezpieczeństwa finansowego - biuro powinno podjąć działania zmierzające do wyjaśnienia okoliczności przeprowadzenia tych transakcji. Powinno się to odbyć w ramach bieżącego monitorowania stosunków gospodarczych klienta, tj. analizy transakcji. W ramach analizy związanej z ujawnionymi podejrzanymi transakcjami biuro powinno sprawdzić dane podmiotu wystawiającego przedmiotowe faktury, w tym, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, oraz poprosić właściciela o wyjaśnienie oraz uzupełnienie dokumentacji, np. o umowy. Podjęte czynności należy udokumentować, włączając sporządzone dokumenty i notatki służbowe do dokumentacji związanej z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy, o której mowa w art. 33 ustawy AML. Dokonawszy takiej analizy należy rozważyć zawiadomienie Generalnego Inspektora Informacji Finansowej o podejrzeniu prania pieniędzy w oparciu o art. 74 ustawy AML. Trzeba bowiem mieć na uwadze, że obrót tzw. pustymi fakturami bardzo często jest powiązany z procederem prania pieniędzy. Z wyroków sądów wynika, że przelanie środków pieniężnych jako zapłaty za fikcyjne faktury, a następnie ich odebranie w gotówce ma znamiona przekazania środków pieniężnych pochodzących z przestępstwa (np. wyrok SA w Katowicach z dnia 22 czerwca 2018 r., sygn. akt II AKa 148/18 oraz wyrok SA w Katowicach z dnia 21 lipca 2016 r., sygn. akt II AKa 216/16).

Z kolei w przykładzie 3 obserwowana od pewnego czasu nienaturalnie wysoka rentowność działalności, która pojawiła się bez uchwytnej i racjonalnie wytłumaczalnej przyczyny, rodzi pytanie, czy nie dochodzi do ujmowania w ramach prowadzonej działalności gastronomicznej środków pieniężnych pochodzących z działalności nielegalnej prowadzonej przez samego przedsiębiorcę lub osoby trzecie. Wprowadzając w ten sposób pieniądze do legalnego obrotu, można bowiem próbować ukryć ich przestępcze pochodzenie, nadając pozór uzyskania tych środków w ramach legalnej działalności - a to jest właśnie proceder prania pieniędzy. Przedmiot prowadzonej przez klienta działalności gospodarczej obejmujący przeprowadzanie znacznej liczby lub opiewających na wysokie kwoty transakcji gotówkowych jest wprost wymieniony w ustawie jako okoliczność uzasadniająca stosowanie wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego (art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy AML). Oznacza to, że biuro rachunkowe, odnotowawszy nagły i nieuzasadniony wzrost takiej rentowności, powinno dokonać udokumentowanej próby wyjaśnienia przyczyn tego stanu rzeczy i w razie uznania za konieczne dokonać zawiadomienia GIIF o możliwym procederze prania pieniędzy.

Nie są to łatwe sytuacje, konieczność złożenia donosu na klienta może rodzić opory. Trzeba jednak mieć na uwadze, że niezgłoszenie uzasadnionego podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu może zagrażać pracownikom (właścicielom) biura rachunkowego sankcjami karnymi, w tym pozbawieniem wolności. Sankcje te określa art. 156 ustawy AML oraz przepisy art. 299 Kodeksu karnego.

Pojawiło się także nowe źródło, z jakiego biuro rachunkowe może czerpać informacje związane z naruszeniami prawa - będą to sygnaliści, o których mowa w ustawie o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928); mogą być nimi m.in. pracownicy biura. Każde biuro rachunkowe obowiązane jest do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń o naruszeniach prawa, rozumianego jako działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, w zakresie wskazanym w art. 3 tej ustawy.