Obecnie podatnicy mogą korzystać z systemu KSeF dobrowolnie. Natomiast od 1 lipca 2024 r. podatnicy będą zobowiązani do obligatoryjnego fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur. Ministerstwo Finansów na stronie internetowej www.podatki.gov.pl udostępniło broszurę informacyjną dotyczącą struktury FA(2), która obowiązuje od 1 września 2023 r. Od 1 stycznia 2022 r. tj. od momentu wprowadzenia KSeF, stosowany był wzór faktury ustrukturyzowanej FA(1). Struktura w wersji FA(2) zaczyna więc obowiązywać w trakcie fakultatywnego KSeF, co ułatwi podatnikom przygotowanie się do obowiązkowego e-fakturowania od 1 lipca 2024 r.

Co to jest faktura ustrukturyzowana?

Przez fakturę ustrukturyzowaną (e-fakturę) rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT - Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.). Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego.

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

Natomiast faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym będzie mowa w nowym art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT (czyli, co do zasady, firmie zagranicznej), w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury będzie sie uznawało datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Jak wystawić e-fakturę?

Do wszystkich faktur ustrukturyzowanych wystawianych od 1 września 2023 r. stosuje się strukturę FA(2). Oznacza to, że strukturę e-faktury w wersji FA(2) wykorzystuje się także do wystawienia:

• faktur korygujących, w sytuacji gdy faktura pierwotna, której dotyczy faktura korygująca, została wystawiona przed 1 września 2023 r. przy użyciu struktury FA(1),
• faktur rozliczeniowych, w przypadku gdy faktura zaliczkowa została wystawiona przed 1 września 2023 r. przy użyciu struktury FA(1).

Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić bezpośrednio przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych podatnika. Faktury te będą przesyłane do KSeF przez API.

Ministerstwo Finansów udostępniło także bezpłatne narzędzia, za pomocą których możliwe jest wystawienie faktury ustrukturyzowanej. Należy do nich:

• Aplikacja Podatnika KSeF umożliwiająca korzystanie z KSeF podatnikom i podmiotom uprawnionym przez tych podatników, zarządzanie uprawnieniami oraz tokenami,
• wystawianie i odbieranie e-faktur w KSeF, podgląd e-faktury (anonimowy dostęp do efaktury po wskazaniu jej indywidualnych cech), weryfikację statusu wysyłki i możliwość pobrania UPO KSeF (https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-innenarzedzia/),

- zaktualizowana e-mikrofirma umożliwiająca powiązanie istniejącego konta z KSeF, wystawianie faktur w KSeF, odbieranie faktur ustrukturyzowanych z KSeF oraz przenoszenie ich bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych (https://login.mf.gov.pl).

Dodatkowo Ministerstwo poinformowało, że planowane jest udostępnienie aplikacji mobilnej, która pozwoli na wygodne i szybkie wystawianie faktur ustrukturyzowanych, odbieranie ich w czasie rzeczywistym oraz zarządzanie nimi z dowolnego miejsca.

Nasze Wydawnictwo również pracuje nad dostosowaniem programu DRUKI Gofin (www.druki.gofin.pl) do obsługi faktur ustrukturyzowanych (w systemie KSeF).

Ogólne założenia formatu (pól) danych pliku faktury ustrukturyzowanej

W broszurze informacyjnej MF wskazało ogólne założenia dotyczące formatu pól. W tym zakresie wyjaśniono m.in., że:

a) formatem pliku jest XML,

b) pola (elementy) w pliku XML przyjmują następujący charakter:

• obligatoryjny - zapisów dokonuje się obowiązkowo (np. NIP w elemencie Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne); obligatoryjny charakter danego pola wynika w szczególności z treści obowiązujących przepisów ustawy i jest warunkowany strukturą logiczną wzoru,
• opcjonalny - zapisów dokonuje się obowiązkowo, jeśli jest spełniony warunek ustawowy (np. P_11A w elemencie Fa/FaWiersz/); wypełnienie pola nie jest wymagane dla poprawności semantycznej pliku,
• fakultatywny - wypełnienie pola nie jest wymagane dla poprawności semantycznej pliku ani nie jest wymagane na gruncie przepisów ustawy (np. pole PKWiU w elemencie Fa/FaWiersz); natomiast może być wymagane na podstawie przepisów innych aktów prawnych,

c) pola znakowe są polami alfanumerycznymi; dopuszczalne jest stosowanie małych i dużych liter oraz cyfr (maksymalna ilość znaków wynosi, co do zasady, 256), w przypadku pola IDNabywcy maksymalna ilość znaków wynosi 32,

d) w polach znakowych dopuszczalne jest stosowanie znaków specjalnych, np. "/", "-", "+",

e) pola kwotowe (numeryczne) służą do podania wartości liczbowej; wartość należy wpisać ciągiem cyfr, nie można używać separatorów dla tysięcy (np. spacji), jako separator miejsc dziesiętnych można używać wyłącznie kropki ("."),

f) kwoty podawane są z dokładnością do 2 miejsc po kropce - o ile występują (np. 11235.56), w przypadku pól P_8B, P_12_XII, P_8BZ, P_12Z_XII, KursWaluty, KursWalutyZK, KursWalutyZW, KursWalutyZ, KursUmowny, Udzial, wartości są podawane z dokładnością do 6 miejsc po kropce - o ile występują,

g) wszystkie wielkości ujemne poprzedza się znakiem minus ("-"),

h) daty podawane są w formacie RRRR-MM-DD (np. 2023-09-01), wymóg podania daty i czasu dotyczy tylko jednego pola (jest to pole opisujące datę i czas wytworzenia faktury),

i) numery identyfikacji podatkowej ujęte w strukturze faktury ustrukturyzowanej należy zapisywać jako ciąg kolejno po sobie następujących cyfr lub liter, bez spacji i innych znaków rozdzielających oraz poprzez wyodrębnienie literowego kodu kraju do osobnego pola przeznaczonego na ten kod.

MF wskazało, że analizując kwestię obligatoryjności danego pola, należy badać również charakter elementu, w którym dane pole występuje. Podkreślono także, że polski identyfikator podatkowy NIP nabywcy należy podawać w polu NIP w elemencie Podmiot2/ DaneIdentyfikacyjne. Nie należy wskazywać go w polu NrVatUE ani w polu NrID. Faktura zostanie odpowiednio udostępniona nabywcy w KSeF wyłącznie, gdy jego identyfikator podatkowy NIP ujęto w polu NIP, a nie w polu NrVatUE lub NrID.

Struktura logiczna e-faktury

W omawianej broszurze wskazano także, że struktura schematu głównego dla FA(2) składa się z następujących elementów: Naglowek, Podmiot1, Podmiot2, Podmiot3, PodmiotUpowazniony, Fa, Stopka. Podkreślono, że Naglowek, Podmiot1, Podmiot2 oraz Fa stanowią obligatoryjne elementy faktury ustrukturyzowanej. Podmiot3 i Stopka są elementami fakultatywnymi, zaś Podmiot Upowazniony stanowi element opcjonalny faktury ustrukturyzowanej.

Ministerstwo w udostępnionej broszurze przedstawiło również w formie tabelarycznej m.in. opisy struktur poszczególnych elementów (tabela), a także sposoby ich wypełniania na podstawie przedstawionych w broszurze przykładów (przykład).