Profesjonalne prowadzenie biura rachunkowego wymaga bardzo dobrej organizacji pracy. Ustanowienie właściwych procedur stosowanych w konkretnych okolicznościach wprowadza spokój organizacyjny i eliminuje ryzyko przeoczenia ważnych zadań.

Stosowane procedury

Procedury to zbiór zasad i wytycznych, które określają sposób postępowania w określonych sytuacjach mających miejsce w działalności biura rachunkowego - tych dotyczących spraw wewnętrznych, jak i kontaktów z klientami. Z reguły są to szczegółowe opisy działań, czyli tzw. instrukcja krok po kroku, dla procesów powtarzalnych. Spisanie procedury ma pomóc w tych procesach i eliminować ryzyko pominięcia jakiegoś ważnego elementu. W praktyce stosuje się następujące procedury, które ułatwiają organizację pracy w biurze rachunkowym:

a) związane z pracownikami:

• zatrudnienie pracownika w biurze rachunkowym,
• ewidencja czasu pracy,
• procedura urlopowa,
• procedura szkoleniowa,

b) rozliczeniowe:

• teczka podatkowa,
• środki trwałe,
• transakcje zagraniczne,
• rozliczenie miesiąca,
• zamknięcie roku,

c) dotyczące kontaktów z klientem:

• przyjęcie nowego klienta,
• rozwiązanie umowy z klientem,
• protokół przyjęcia dokumentacji do księgowania,
• przekroczenie limitu VAT,
• reklamacje,
• windykacje.

Przygotowanie procedur

Opracowanie procedur wymaga zaangażowania, skrupulatności i czasu. Żeby były one praktyczne, muszą być bardzo szczegółowe. Najczęściej procedury są przygotowywane w formie dokumentacji papierowej lub elektronicznej, mogą też jednak być sporządzone w formie instruktażu wideo, szczególnie gdy poszczególne kroki wymagają konkretnych działań na komputerze. Każda procedura powinna zawierać m.in. określenie:

1) celu opracowania i zakresu stosowania,

2) opisu działań - krok po kroku,

3) dokumentacji dotyczącej danej procedury,

4) osób odpowiedzialnych za czynności na każdym etapie procedury,

5) wytycznych dotyczących monitorowania i aktualizacji procedury wraz ze zmieniającymi się warunkami jej stosowania.

Procedury powinny być sporządzone w sposób jasny i zrozumiały. Poświęcenie czasu na ich opracowanie i konsekwencja we wdrażaniu przynosi ogromne korzyści i satysfakcję zarówno dla właściciela biura, jego pracowników, jak również dla klientów.

Przyjęcie nowego klienta

Procedura przyjęcia nowego klienta może zostać przygotowana w formie kwestionariusza/ankiety, który zostaje wypełniony wspólnie z klientem i zawiera niezbędne do rozpoczęcia współpracy informacje pozyskane od klienta. W takiej ankiecie powinny znaleźć się kluczowe informacje dotyczące klienta, m.in.:

• dane firmy, adresy, dane kontaktowe do osoby odpowiedzialnej za kontakt z biurem,
• forma opodatkowania PIT lub CIT, status VAT, VIES, obowiązki dotyczące kas fiskalnych, status ZUS,
• określenie limitów wymagających szczególnej uwagi u danego klienta,
• oświadczenia dotyczące potwierdzenia danych z dowodu osobistego, a także dotyczące procedur AML,
• informacje o dodatkowych dokumentach - CEIDG, KRS, CRBR wraz ze wskazaniem osób odpowiedzialnych za ich weryfikację,
• ustalenie kosztów obsługi w biurze rachunkowym - wytyczne dla osób odpowiedzialnych za sporządzenie umowy o świadczenie usług oraz osób zajmujących się fakturowaniem tych usług,
• wykaz dokumentów niezbędnych do pozyskania od klienta w celu kontynuacji prowadzenia dokumentacji księgowej,
• indywidualne ustalenia z klientem,
• informacja o dokonaniu wysyłki e-maila powitalnego do klienta, który zawiera najważniejsze warunki współpracy z biurem, formy kontaktu, a także kontakt do osób obsługujących klienta.

Taki kwestionariusz staje się podstawą do późniejszych działań związanych z obsługą klienta. Jest też zbiorem cennych informacji dla pracowników biura rachunkowego, szczególnie gdy jednego klienta obsługuje kilka osób w biurze.

Teczka podatkowa

Procedura teczka podatkowa ułatwia rozliczenie podatkowe klienta, który zobowiązany jest do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zawiera ona kolejne następujące po sobie kroki, które są przypisane do konkretnych osób odpowiadających za poszczególne etapy rozliczenia, przykładowo:

• przyjęcie elektronicznych dokumentów od klienta za pośrednictwem aplikacji (protokół przyjęcia dokumentów za miesiąc rozliczeniowy) oraz weryfikacja dokumentów zamieszczonych w aplikacji - asystentka administracyjna,
• przekazanie zweryfikowanej teczki podatkowej od asystentki administracyjnej do asystentki księgowej,
• import dokumentacji z aplikacji do programu księgowego i weryfikacja zaimportowanych dokumentów w programie księgowym - asystentka księgowa,
• rozliczenie wyciągu bankowego, rozliczenie raportów kasowych, ustalenie wartości należności i zobowiązań na koniec miesiąca rozliczeniowego - asystentka księgowa,
• przekazanie teczki podatkowej od asystentki księgowej do opiekuna księgowego,
• dekretacja dokumentów, weryfikacja VAT naliczonego i należnego z księgami rachunkowymi (sprawdzenie limitu VAT), sporządzenie JPK_VAT i wysyłka do urzędu skarbowego (pobranie UPO), rozliczenie podatku VAT w księgach rachunkowych (dowód PK), zaksięgowanie amortyzacji (dowód PK), zaksięgowanie wynagrodzeń i składek ZUS (dowód PK), sporządzenie zestawienia obrotów i sald w wersji analitycznej tylko dla przychodów i kosztów, ustalenie przychodów i kosztów niepodlegających rozliczeniu dla celów podatku dochodowego, przesłanie informacji o zobowiązaniach podatkowych do klienta wraz z załącznikami - opiekun księgowy,
• zamknięcie teczki podatkowej - opiekun księgowy.

Część procedur obecnie zawartych jest już w programach do zarządzania biurem rachunkowym i nie wymagają one dodatkowych opisów w formie papierowej. Program taki wymaga wykonania wszystkich kroków i dopiero wtedy pozwoli zamknąć rozliczenie, jednocześnie generując treść e-maila do klienta z informacją o zobowiązaniach podatkowych. Brak wykonania jakiejkolwiek czynności nie pozwoli wysłać informacji dla klienta.

Rozwiązanie umowy z klientem

Nawet podczas rozstania z klientem warto zachować standardy, które świadczą o wysokim profesjonalizmie biura. Procedura rozwiązania umowy z klientem powinna zapobiegać wątpliwościom co do ostatnich obowiązków biura i klienta. Należy w niej zawrzeć przede wszystkim informacje o:

• ostatnim miesiącu rozliczeniowym, za który rozliczony zostanie klient,
• dacie zakończenia współpracy i dacie ostatecznego rozliczenia kosztów usługi rachunkowej (i co ono obejmuje),
• czynnościach, jakie klient (już we własnym zakresie) jest zobowiązany jeszcze w kolejnych okresach, nawet po zamknięciu działalności gospodarczej, wykonać - np. rozliczenie roczne PIT czy też rozliczenie roczne składki zdrowotnej,
• sposobie przekazania dokumentacji księgowej - np. wydruki pdf, JPK e-mailem, na dysku w chmurze, w aplikacji do samodzielnego pobrania w określonym czasie wyznaczonym przez biuro,
• obowiązku odwołania przekazanych upoważnień na pracowników biura oraz aktualizacji informacji w CEIDG, w sytuacji, gdy klient nie zamyka działalności, a np. zmienia biuro rachunkowe, które będzie go obsługiwało,
• dacie zamknięcia dostępów on-line do aplikacji udostępnionych klientowi przez biuro,
• dokonaniu przeniesienia klienta z "aktywnych" do "byłych",
• usunięciu adresów e-mailowych z list mailingowych i procesu archiwizacji danych zgodnie z RODO.