Z dniem 1 stycznia 2025 r. przedsiębiorcy prowadzący uproszczoną ewidencję księgową otrzymają możliwość wybrania nowej formy rozliczenia swoich przychodów i kosztów w podatku dochodowym, tzw. kasowy PIT. W przypadku gdy zdecyduje się na nią klient biura rachunkowego, trzeba mieć na uwadze, że wiąże się ona z wieloma nowymi obowiązkami - zarówno po stronie biura rachunkowego, jak i klienta.

Jaki przedsiębiorca może stosować od 2025 r. nowy kasowy PIT?

Bazując na obowiązującym od 1 stycznia 2025 r. art. 14c ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.), z kasowego rozliczenia PIT mogą skorzystać przedsiębiorcy, którzy:

• osiągnęli z prowadzonej samodzielnie działalności gospodarczej w roku bezpośrednio poprzedzającym rok podatkowy przychody nieprzekraczające kwoty 1.000.000 zł,
• w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą nie prowadzą ksiąg rachunkowych,
• złożą właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego sporządzone na piśmie oświadczenie o wyborze metody kasowej rozliczania przychodów w terminie do dnia 20 lutego roku podatkowego, a w przypadku podatnika rozpoczynającego prowadzenie działalności gospodarczej w trakcie roku podatkowego - w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozpoczęcia działalności gospodarczej, a jeżeli rozpoczęcie działalności gospodarczej nastąpiło w grudniu roku podatkowego - w terminie do końca roku podatkowego.

Jeśli klient biura rachunkowego będzie rozważał stosowanie kasowego PIT, trzeba przedstawić mu związane z tym sposobem rozliczania konsekwencje.

Zadania po stronie klienta biura rachunkowego na kasowym PIT

Z założenia kasowy PIT ma pomóc przedsiębiorcom w utrzymaniu płynności finansowej, w przypadku gdy sprzedali towary lub wykonali usługę, wystawili fakturę sprzedaży, a niestety nie mogą za nią uzyskać zapłaty. W takiej sytuacji mają oni zasadniczo okres 2 lat, podczas którego mogą nie wykazywać niezapłaconej faktury w swoich przychodach. Przedsiębiorcy, którzy wybiorą taką formę rozliczeń, muszą mieć świadomość, że ta metoda nie zwalnia z podatku dochodowego, a jedynie pozwala rozliczyć przychód podatkowy w momencie, kiedy uzyskają faktyczną zapłatę lub w przypadku braku zapłaty - najpóźniej w okresie upływu 2 lat od dnia wystawienia faktury. Ale kasowy PIT dotyczy także kosztów, więc w przypadku stosowania kasowego PIT także niezapłacone faktury kosztowe nie będą mogły być kosztem podatkowym.

Ta forma rozliczeń wymaga, by klient biura rachunkowego precyzyjnie określał płatności na dokumentach oraz dbał o dodatkowe dowody księgowe potwierdzające płatności, np. w postaci wyciągów bankowych, KP lub KW. Mówiąc o płatnościach, trzeba mieć na uwadze także częściowe płatności, płatności zaliczkowe, gotówkowe i dokonywane w formie kompensaty.

Obowiązki, jakie bierze na siebie biuro rachunkowe obsługujące klienta

Dla biur rachunkowych rozliczanie klientów na kasowym PIT wiąże się z wieloma dodatkowymi czynnościami.

Przy kasowym PIT występuje obowiązek prowadzenia ewidencji faktur dokumentujących przychody rozliczane metodą kasową, zawierającej:

• datę wystawienia faktury,
• numer faktury,
• kwotę należności wynikającą z faktury oraz
• datę uregulowania należności.

W biurze rachunkowym prowadzącym tę ewidencję co miesiąc będzie trzeba weryfikować dokonane w niej zapisy. Kasowy PIT "funkcjonuje" w okresie 2 lat, więc przez ten czas będzie należało analizować każdą niezapłaconą fakturę sprzedaży ujętą w tej ewidencji. Ponadto trzeba będzie monitorować każdą niezapłaconą fakturę kosztową.

Podkreślenia wymaga, że nie wszystkie faktury sprzedaży i zakupów będą podlegały kasowemu PIT. Ma on zastosowanie wyłącznie do tych przychodów i tych kosztów, które wynikają z transakcji między podatnikiem a przedsiębiorcą oraz są udokumentowane fakturami wystawionymi w terminach określonych zgodnie z odrębnymi przepisami. Ponadto zostały z tej formy wyłączone środki trwałe i wartości niematerialne. Oznacza to, że w pozostałym zakresie będą obowiązywały zasady ogólne. Dodatkowo komplikuje to rozliczenia i zwiększa ryzyko pomyłek.

Biura będą też miały nowy limit do monitoringu (1.000.000 zł), który należy wpisać do procedur weryfikacyjnych w przypadku obsługi klientów decydujących się na kasowy PIT.

Prowadzenie ewidencji rozrachunków i monitorowanie terminów zapłaty w przypadku obsługi klientów rozliczających się z podatku dochodowego na podstawie uproszczonej księgowości do tej pory nie było realizowane w większości biur rachunkowych. Jest to bardzo pracochłonna czynność i będzie wiązała się z dodatkowymi opłatami za jej wykonywanie.