Prowadzę od niedawna małe biuro rachunkowe. W celu realizacji obowiązków AML korzystam z wewnętrznej procedury z programu DRUKI Gofin. Czy, gdy klientem zostanie np. spółka z o.o., to zawsze trzeba wypełnić załącznik nr 8 dotyczący odnotowania rozbieżności?
TAK. Biuro rachunkowe jako instytucja obowiązana musi wywiązywać się z obowiązków określonych ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2023 r. poz. 1124 ze zm.), zwaną ustawą AML. W związku z tym dana instytucja obowiązana powinna mieć wdrożone procedury opisane w przyjętej dokumentacji (tj. w jednym dokumencie wraz z załącznikami, ewentualnie w odrębnych dokumentach). Przy opracowywaniu tych dokumentów biuro rachunkowe może skorzystać z przykładu wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wraz z załącznikami dostępnej w programie DRUKI Gofin. Wdrożenie tej procedury w praktyce wymaga zapoznania się z jej treścią, dostosowania jej postanowień do swojej działalności (w szczególności wypełnienia wymaganych pól) i następnie korzystania z jej narzędzi zgodnie z wymogami ustawy AML.
Do obowiązku odnotowania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w CRBR a ustalonymi przez biuro rachunkowe informacjami o beneficjencie rzeczywistym klienta odnosi się § 14 ust. 5 wewnętrznej procedury i załącznik nr 8. Z załącznika tego należy skorzystać w przypadku każdego klienta, który musi ujawniać dane w CRBR. Krąg podmiotów, które muszą dokonywać zgłoszeń do CRBR określa art. 58 ustawy AML. W kręgu tym są m.in. wszystkie spółki handlowe z wyjątkiem jedynie spółki akcyjnej publicznej, a zatem i spółka z o.o.
Gdy biuro rachunkowe ma nawiązać stosunki gospodarcze ze spółką z o.o., wówczas musi m.in. zidentyfikować każdego beneficjenta rzeczywistego tej spółki, a także porównać ustalone przez biuro informacje z tymi, które są ujawnione w CRBR. W razie niezgodności między informacjami zgromadzonymi w CRBR a tymi ustalonymi przez IO, instytucje te mają obowiązek odnotować rozbieżności i podjąć czynności w celu wyjaśnienia przyczyn tych rozbieżności. Obowiązki te reguluje art. 61a ustawy AML.
W związku z tym odpowiadając na pytanie, trzeba wskazać, że w razie gdy klientem biura zostanie spółka z o.o. (albo inny podmiot wymieniony w art. 58 ustawy AML), to zawsze trzeba wypełnić załącznik nr 8 dotyczący odnotowania rozbieżności. W zależności od tego, czy biuro rachunkowe odnotowało rozbieżności czy nie, musi zaznaczyć właściwą informację (patrz: Przykład wypełnienia...). W razie gdy nie odnotowało rozbieżności, to załącznik ten dołączony do dokumentacji klienta pozwoli w razie potrzeby wykazać, że biuro rachunkowe zrealizowało obowiązek porównania danych.
Jeśli np. biuro odnotuje rozbieżności, to powinno podjąć czynności w celu wyjaśnienia przyczyn tych rozbieżności. Generalny Inspektor Informacji Finansowej (GIIF) w komunikacie nr 37 (opublikowanym na stronie www.gov.pl/web/finanse/komunikaty-giif, w dniu 14 stycznia 2022 r.) w odniesieniu do potwierdzenia odnotowanych rozbieżności wskazał przykładowo, że IO powinna: potwierdzić, iż nie popełniła ona błędu podczas ustalania beneficjenta rzeczywistego oraz struktury własności i kontroli klienta. W miarę możliwości powinna potwierdzić także, że informacja o beneficjentach rzeczywistych w CRBR nie jest prawidłowa, potwierdzić przyczyny rozbieżności, ustalić, czy rozbieżność ma charakter pozorny czy faktyczny. Rozbieżność ma charakter pozorny np. w sytuacji dokonania prawidłowego wpisu do CRBR wskazującego na zmianę właściciela osoby prawnej, w sytuacji gdy zmiana taka nie została jeszcze odnotowana w KRS. Ostatnia ze wskazanych sytuacji może dotyczyć np. sprzedaży wszystkich udziałów przez głównego udziałowca spółki z o.o. Fakt ten powinien być zgłoszony przez spółkę do KRS i CRBR. W przypadku CRBR termin 14 dni roboczych na zgłoszenie jest liczony od sprzedaży udziałów, a stosowny wpis w KRS może nastąpić później.
Dopiero w przypadku potwierdzenia odnotowanych rozbieżności o charakterze faktycznym instytucja obowiązana powinna przekazać organowi właściwemu w sprawach CRBR zweryfikowaną informację o nich wraz z uzasadnieniem i dokumentacją dotyczącą odnotowanych rozbieżności (por. art. 61a ust. 1-2 i art. 61b ustawy AML).
|
