Aktualnie jesteś: Gazeta Podatkowa (strona główna)  »   Gazeta Podatkowa NR 66 (1523) z dn. 16.08.2018  »  Lista obecności bez przyczyn absencji pracownika

Wkrótce dodatki:

Gazeta Podatkowa
e-wydanie

Gazeta Podatkowa w formacie PDF

A A A
Gazeta Podatkowa nr 58 (1515) z dnia 19.07.2018, strona 21
dział: Firma dla początkujących
Autor: Agata Barczewska

Lista obecności bez przyczyn absencji pracownika

Bardzo częstą praktyką w zakładach pracy jest wskazywanie przez pracowników na liście obecności przyczyn swojej absencji. Na ogół używane są w tym celu różne oznaczenia literowe, które podpowiadają, z jakiego powodu pracownik jest nieobecny w pracy. Po wejściu w życie RODO stosowanie takich praktyk może naruszać zasadę ochrony danych osobowych.

"Literowe" informacje do ogólnego wglądu

Powszechne prawo pracy nie przewiduje jednego, obowiązującego wzoru listy obecności. W tym zakresie pracodawcy mają pozostawioną swobodę, podobnie jak przy podejmowaniu decyzji o stosowaniu listy obecności. W większości przypadków zakłady pracy korzystają jednak z takiej listy, jest to bowiem praktyczne i przydatne narzędzie do bieżącego odnotowywania obecności i nieobecności pracownika.

W celu ułatwienia późniejszych rozliczeń czasu pracy i wynagrodzenia, w praktyce pracownicy wykazują na liście nie tylko fakt przybycia i wyjścia z pracy, ale również - poprzez odpowiednie symbole literowe - przyczynę swojej nieobecności. Z tak przedstawionymi informacjami, np. o chorobie pracownika (Ch), jego urlopie (Uw) czy opiece nad dzieckiem (O), mogą się zapoznać inni pracownicy. Lista obecności zazwyczaj jest bowiem wyłożona w ogólnie dostępnym miejscu i ma charakter zbiorczy. Nie stanowi więc problemu, aby inny pracownik dowiedział się np., że jego kolega z pracy jest chory (co jest informacją o stanie zdrowia). Taki przepływ informacji, bez zgody pracownika, którego one dotyczą, budzi poważne wątpliwości w świetle rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE... (Dz. Urz. UE L 119/1 z 4.5.2016). Jest to tzw. RODO, obowiązujące od 25 maja 2018 r.

Minimum danych na liście

Zgodnie z RODO przetwarzanie danych osobowych musi być celowe i oparte na konkretnej podstawie prawnej. Cel przetwarzania danych ma być konkretny, wyraźny i prawnie uzasadniony (art. 5 ust. 1 lit. b oraz motyw 39 preambuły RODO). Jak wynika z art. 6 ust. 1 RODO, przetwarzanie danych jest zgodne z przepisami, jeżeli m.in.:

  • osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów,
     
  • przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
     
  • przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

Wystarczy spełnienie jednej z powyższej przesłanek (lub innej przesłanki wymienionej w art. 6 ust. 1 RODO), aby przetwarzanie danych było legalne. Proces przetwarzania danych, aby pozostawał w zgodzie z wymogami RODO, musi jednak uwzględniać zasady tego przetwarzania, w tym zasadę ograniczenia celu, minimalizacji danych oraz integralności i poufności (patrz ramka).

Dodatkowe dane bez uzasadnienia

W świetle RODO bardzo istotny jest cel przetwarzania danych osobowych. Jak już wspomniano, musi on być konkretny, wyraźny i mieć prawną podstawę. W tym kontekście dodatkowe zapisy w liście obecności nie mają uzasadnienia. Trzeba mieć na uwadze, że lista obecności służy do potwierdzenia/weryfikacji obecności lub nieobecności w pracy danego pracownika. Dla osiągnięcia tego celu nie ma znaczenia, z jakiego powodu pracownik jest nieobecny w pracy. Ujawnianie przyczyny absencji pracownika w liście obecności nie spełnia żadnej z przywołanych przesłanek legalnego przetwarzania danych. Nie jest bowiem konieczne do realizacji uprawnień bądź obowiązków wynikających z umowy o pracę ani do wypełnienia obowiązku ciążącego na administratorze danych (pracodawcy). Ujawnienie informacji o przyczynach absencji innym osobom mającym dostęp do listy nie odbywa się też na podstawie zgody pracownika (która powinna być wyraźna i wskazywać cel przetwarzania danych), ponieważ ten jej nie udzielił.

Ponadto zapis wskazujący, iż pracownika nie ma w pracy z powodu choroby (Ch) może zostać uznany za naruszenie art. 9 ust. 1 RODO, który zabrania przetwarzania danych wrażliwych, m.in. o zdrowiu.

Rozbudowana lista obecności, zawierająca dane o przyczynach nieobecności, nie znajduje więc podstaw w przepisach RODO. Może też naruszać określone przez ten akt zasady przetwarzania danych (wymienione w ramce). Nie ulega jednak wątpliwości, że pracodawca ma prawo zbierać dane dotyczące przyczyn różnych nieobecności pracownika, jest to bowiem niezbędne do prawidłowego rozliczenia czasu pracy i wynagrodzenia. Aktem odpowiednim do zamieszczania tych danych jest karta ewidencji czasu pracy. Podstawą prawną przetwarzania danych umieszczonych we wspomnianej karcie jest § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (...).

Przetwarzanie danych osobowych musi uwzględniać m.in. zasady:

- ograniczenia celu - dane powinny być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i (z pewnymi wyjątkami) nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami,
- minimalizacji danych - dane powinny być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co jest niezbędne do celów, w których są one przetwarzane,
- integralności i poufności - dane powinny być przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894).

PRZYDATNE LINKI

Portal Podatkowo-Księgowy

www.GOFIN.pl

www.Gofin.pl/PIT

www.Gofin.pl/Prawnik-Radzi

www.Gofin.pl/Rachunkowosc

www.Gofin.pl/Bilans

www.Gofin.pl/Podatki

www.Gofin.pl/Prawo-Pracy

www.Gofin.pl/Skladki-Zasilki

       
POMOCNIKI Księgowego

www.Asystent.Gofin.pl

www.Interpretacje.Gofin.pl

www.Przepisy.Gofin.pl

www.Terminy.Gofin.pl

www.Druki.Gofin.pl

www.Kalkulatory.Gofin.pl

www.PrzewodnikKadrowego.Gofin.pl

www.WideoPomocniki.Gofin.pl

www.Forum.Gofin.pl

www.Newslettery.Gofin.pl

www.PrzewodnikKsiegowego.Gofin.pl

www.Wskazniki.Gofin.pl

www.IndeksKsiegowan.Gofin.pl

www.Orzecznictwo.Gofin.pl

www.PytaniaCzytelnikow.Gofin.pl

www.WszystkoDlaKsiegowych.pl

 
       
Serwisy specjalistyczne

www.ZakladamyFirme.pl

www.VademecumKadrowego.pl

www.VademecumKsiegowego.pl

www.PoradnikKsiegowego.pl

www.EmeryturyiRenty.pl

www.SerwisBudzetowy.pl

www.PodatekDochodowy.pl

www.VademecumPodatnika.pl

www.KodeksPracy.pl

www.Czas-Pracy.pl

www.Zasilki.pl

www.UmowyCywilnoprawne.pl

www.RozliczeniaPodatkowe.pl

www.RozliczenieWynagrodzenia.pl

www.KalkulatoryPodatkowe.pl

www.PoradyPodatkowe.pl

www.RozliczenieDelegacji.pl

www.PodatekVAT.pl

www.UrlopyWychowawcze.pl

 
     
 
  szczegółowy spis treści
bieżącego numeru
pokazuj fragmenty artykułów 
Strona tytułowa
Aktualności i sygnały
O czym Czytelnik wiedzieć powinien
Rozliczamy podatek dochodowy
VAT i akcyza
Prawo pracy w praktyce
Składki ZUS
Emerytury, renty, zasiłki
Postępowanie przed fiskusem
Poradnik podatkowo-kadrowy
Rachunkowość dla każdego
Przewodnik Gazety Podatkowej
Orzecznictwo i interpretacje prawne
Spółki i wspólnicy
Wskazówki dla przedsiębiorcy
Kompleksowe opracowania podatkowo-księgowe
Firma dla początkujących
Z dyskusji na www.forum.gofin.pl
Prawnik radzi
Wskaźniki i stawki
 Dodatki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.