Firma prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników. Czy obowiązkowo co miesiąc muszą być drukowane imienne karty czasu pracy dla poszczególnych pracowników, czy też możliwe jest prowadzenie jednej zbiorczej ewidencji czasu pracy dla wszystkich pracowników? (pytanie nr 906939)
Ewidencja czasu pracy ma charakter imienny, zatem należy prowadzić ją odrębnie dla każdego pracownika. Ponadto nie musi być ona sporządzana w formie papierowej - tylko elektronicznej, z możliwością uzyskania wydruku.
Regulacje art. 149 § 1 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502) zobowiązują pracodawcę do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika do celów ustalenia prawidłowej wysokości wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracownik ma do niej wgląd na swoje żądanie. W przypadku pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej, w karcie ewidencji czasu pracy nie ewidencjonuje się godzin pracy.
Przepisy z zakresu prawa pracy nie określają wzoru ewidencji czasu pracy ani nie wskazują okresów, na jakie należy ją sporządzać. Pozwala to na prowadzenie zarówno miesięcznych, jak i rocznych ewidencji czasu pracy, jednak wymaga od pracodawcy samodzielnego ustalenia jej wzoru. Przy czym powinna ona zawierać informacje określone w § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.). Należą do nich:
- praca w poszczególnych dobach, w tym praca: w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych, w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
- dyżury, urlopy,
- zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy,
- w stosunku do pracowników młodocianych także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
W omawianej sytuacji karty ewidencji czasu pracy należy prowadzić odrębnie dla każdego pracownika i nie muszą mieć one formy papierowej, tylko elektroniczną. Dlatego nie ma potrzeby drukowania ich co miesiąc, jednak na życzenie pracownika bądź organu kontrolnego musi istnieć możliwość ich wydruku. Zatem wykluczone jest prowadzenie jednej zbiorczej ewidencji czasu pracy dla wszystkich pracowników.
