Prowadzę biuro rachunkowe. Moi pracownicy, zostawiając mi rozliczenia firm do sprawdzenia, oznaczają faktury, których nie wiedzą, jak zaksięgować. Spędzam przez to bardzo dużo czasu na wyjaśnianiu, analizowaniu przepisów i rozwiązywaniu tych problemów. Jak sprawić, aby pracownicy wyjaśniali różne kwestie samodzielnie? Widzę, że tego nie robią i czekają na gotowe rozwiązania ode mnie.
Problem niesamodzielnych pracowników w biurze rachunkowym jest częsty, a właściciele biur czują się w tym obszarze bezradni. Jak można sprawić, aby pracownik był samodzielny, na własną rękę szukał rozwiązań i nie zostawiał swojemu przełożonemu wielu nierozwiązanych spraw?
Można zacząć od spotkania z zespołem i zakomunikowania problemu. Warto przyznać się do bycia zmęczonym i przepracowanym oraz poprosić o wsparcie i zrozumienie. Podczas takiego spotkania można ogłosić, że począwszy od podanej daty właściciel biura rachunkowego będzie sprawdzać księgowania tylko tych firm, których wszystkie faktury są wyjaśnione i brak jest niezaksięgowanych z powodu wątpliwości dokumentów. Należy spodziewać się oporu i może nawet niezadowolenia ze strony pracowników. I te emocje należy przyjąć, zaakceptować, zrozumieć, ale pozostać konsekwentnym, gdyż tylko konsekwencja pokaże, że zmiana nie podlega negocjacjom. Dużo dobrego daje też wiara w innych i w to, że sobie poradzą. Jeśli więc taka wiara jest, to warto ją podkreślić i dać słowa wsparcia.
Na takim spotkaniu można też spytać swoich pracowników, co by im pomogło w poszukiwaniu rozwiązań i jeśli zostaną zgłoszone jakieś postulaty, to je rozważyć i wdrożyć zmiany, jeżeli są one zasadne. Może być np. tak, że pracownicy nie mają dostępu do prasy czy literatury branżowej albo jest jeden dostęp czy egzemplarz papierowy danej publikacji na wiele osób i brak pomysłu na sprawne jego przekazywanie. Być może jest problem z dostępem do portalu z przepisami prawnymi lub ze szkoleniami. Warto na wstępie usunąć przeszkody, które zniechęcają lub demotywują.
Po wprowadzeniu ogłoszonej zmiany możliwe są różne scenariusze zachowań pracowników, ważna jest jednak konsekwencja w przestrzeganiu ustalonych nowych reguł. Gdy:
1) pracownik zignoruje nowe zasady i odda do sprawdzenia firmę bez zaksięgowanych części faktur - należy wtedy przywołać ustalenia i poprosić o kompleksowe ujęcie wszystkich dokumentów i dopiero wtedy przekazanie firmy do sprawdzenia,
2) pracownik będzie skarżył się, że nie wie, jak zaksięgować jakąś fakturę, że problem go przerasta - trzeba spytać, co konkretnie zrobił, aby wyjaśnić problem, czy wyczerpał wszystkie możliwe drogi poszukiwania rozwiązania; nie można przejmować w takiej sytuacji automatycznie tematów do wyjaśnienia od pracownika, ponieważ w ten sposób pokazuje się, że ustalenie nie jest poważne i można je łamać,
3) pracownik zaksięguje wszystkie faktury i odda gotową firmę do sprawdzenia - wtedy warto problematyczne faktury skonsultować z księgowym, pytając o sposób ujęcia, o przepis prawa zezwalający na takie ujęcie (ewentualnie interpretację prawa); nie należy przyjmować wyjaśnień typu "program tak policzył", "poprzednia księgowa tak robiła" - zasadę tę należy zresztą stosować do każdego pracownika i w każdym przypadku, czyli księgowy ma rozumieć, co robi i mieć na to podstawę prawną.
Usamodzielnianie pracowników może być mozolnym procesem, ale naprawdę warto ponieść ten trud, aby zmienić swój zespół na lepsze. Nauka samodzielności niejako "zmusi" pracowników do czytania przepisów i bycia z nimi na bieżąco oraz do doskonalenia swoich umiejętności zawodowych.
|
Nastawienie właściciela biura rachunkowego do pracowników Zdarza się, że pracownik biura rachunkowego rozpoczynający pracę jest pełen zapału i chęci do nauki i samodzielności, ale to sam właściciel biura rachunkowego tę samodzielność tłumi. Robi to na różne sposoby: wyręczając pracownika, bo "on sobie nie poradzi", przejmując odpowiedzialność, bo wie najlepiej, opisując faktury instrukcjami, jak mają być zaksięgowane, wyjaśniając różne problemy księgowe za pracownika, wreszcie negując różne jego pomysły (wielokrotnie właśnie nowo zatrudnieni ludzie mają ciekawe idee i koncepcje, ale szef nie dopuszcza ich do głosu). I w ten sposób szybko demotywuje pracownika. Nic zatem dziwnego, że tak traktowany pracownik szybko traci początkowy zapał i wykonuje absolutne minimum obowiązków, chętnie oddając, to co trudne, swojemu przełożonemu. Dla usamodzielnienia pracowników potrzebna może być więc także zmiana myślenia właściciela biura rachunkowego i postrzegania swoich pracowników. Warto więc, by szczerze przeanalizował własne postępowanie w tym zakresie. |
