Wydawnictwo Podatkowe
czwartek, 6 października 2022 r.
Gazeta Podatkowa
Wszystko o podatkach, rachunkowości i prawie pracy
ISSN 2083-9618
Ostatnia aktualizacja: 5.10.2022 r., godz. 12:13 Ilość wizyt z ostatnich 30 dni: 64.491 Biuro Obsługi Klienta: tel. 95 720 85 40 Formularz kontaktowy » Pomoc techniczna »
Zamknij X
Wkrótce dodatki
czwartek - 06.10.2022 r.
  • Ustalanie uprawnień do zasiłku opiekuńczego
  • Dokonywanie wpłat na PFRON i ich obniżanie
poniedziałek - 10.10.2022 r.
  • Zmiany kapitałowe w księgach rachunkowych
  • Sposoby weryfikacji przez urząd skarbowy rozliczeń podatników
czwartek - 13.10.2022 r.
  • Składki ZUS za osoby na urlopach macierzyńskich i wychowawczych
poniedziałek - 17.10.2022 r.
  • Problemy ze stosowaniem dodatkowych oznaczeń w JPK_VAT
  • Pełnomocnik i prokurent w działalności firmy
05.10.2022 r. (środa) mija termin:
wpłata składek ZUS za wrzesień 2022 r. - jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe
10.10.2022 r. (poniedziałek) mija termin:
złożenie kwartalnego sprawozdania Rb-27ZZ za III kwartały 2022 r. - jednostki bezpośrednio realizujące zadania, jednostki obsługujące
złożenie miesięcznych sprawozdań Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-28NW, Rb-28 Programy, Rb-28NW Programy, Rb-28 Programy WPR, Rb-28UE, Rb-28UE WPR za wrzesień 2022 r. (...)
złożenie kwartalnego sprawozdania Rb-70 za III kwartały 2022 r. - dysponenci środków budżetu państwa trzeciego stopnia
złożenie miesięcznych sprawozdań Rb-27S, Rb-28S za wrzesień 2022 r. - jednostki budżetowe (nie dotyczy jednostkowego sprawozdania Rb-27S jednostki samorządu terytorialnego (...)
Wstępna analiza klienta biura rachunkowego przed zawarciem umowy
Źródło: Gazeta Podatkowa nr 69 (1944) z dnia 29.08.2022, strona 13 - Spis treści »
Dział: Rachunkowość dla każdego
Autor: Piotr Żak
Wstępna analiza klienta biura rachunkowego przed zawarciem umowy

Zawarcie przez biuro rachunkowe umowy na obsługę z nowym klientem oznacza zazwyczaj nawiązanie stosunków gospodarczych i przyjęcie odpowiedzialności za powierzone sprawy na dłuższy czas, zwykle na lata. Dlatego przed zaangażowaniem się w obsługę nowego klienta warto - a niekiedy trzeba, bo wynika to z przepisów - przeprowadzić wstępną jego analizę, ukierunkowaną na zidentyfikowanie pewnych ryzyk wiążących się z przyszłą współpracą.

Wstępne rozpoznanie klienta

W związku ze zgłoszeniem się potencjalnego nowego klienta, który zainteresowany jest obsługą księgową, jeszcze przed podjęciem zasadniczych rozmów celowe jest wykonanie następujących czynności analitycznych:

  • pozyskanie numeru KRS (lub NIP) oraz ogląd wpisów do właściwych rejestrów (KRS, CEIDG) - są to dane jawne i z ich pozyskaniem, w ramach wstępnej rozmowy, nie powinno być trudności,
  • w przypadku jednostki wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS - pobranie i ogląd ostatniego sprawozdania finansowego.

Ogląd wpisów rejestrowych da podstawową wiedzę o podmiocie, nie tylko o jego formie prawnej, ale także o osobach reprezentujących i zasadach reprezentacji (ważne z punktu widzenia prowadzenia rozmów i podpisania umowy); biuro pozyska też informację, czy podmiot nie znajduje się w likwidacji, upadłości czy w postępowaniu restrukturyzacyjnym - informacje te są niezmiernie istotne z punktu widzenia podjęcia się obsługi i jej warunków.

Ogląd ostatnio złożonego sprawozdania pomoże określić przedmiot i rozmiar prowadzonej przez potencjalnego klienta działalności. Słowo "ogląd" użyte jest tu nieprzypadkowo - nie chodzi o analizę sprawozdania, tylko, na tym etapie, o pozyskanie (lub weryfikację) podstawowej wiedzy o podmiocie, podjęcia obsługi którego biuro rozważa. Przy okazji można uzyskać pewną cenną informację, a mianowicie czy podmiot wywiązywał się dotąd z obowiązku składania sprawozdań finansowych. Ich brak lub znaczące opóźnienia to pewna "lampka ostrzegawcza".

Wywiad z potencjalnym klientem

Zakładając, że po wstępnym rozpoznaniu formalnym biuro decyduje się na kontynuację procedury zmierzającej do przyjęcia do obsługi nowego klienta, trzeba przejść do rozmów już bardziej skonkretyzowanych, mających na celu rozpoznanie jego potrzeb i problemów. Tutaj ważne są zdolności interpersonalne; w niektórych sytuacjach klient może nie być zorientowany w szczegółach, o które będzie pytany, w pewnych sytuacjach przydaje się umiejętność "czytania między wierszami".

Zazwyczaj klient sam informuje o tym, dlaczego zmienia obsługę księgową. Niezależnie od tego warto ten temat nieco zgłębić. Przyczyny takiej zmiany mogą być bowiem rozmaite, np.:

  • trwała absencja poprzedniej księgowej (księgowego),
  • rozwój jednostki i konieczność zaangażowania większego zespołu osób do obsługi, ograniczone możliwości (operacyjne lub kompetencyjne) poprzedników,
  • brak porozumienia co do honorariów lub płac dotychczasowych księgowych,
  • niezadowolenie z jakości dotychczasowej obsługi.

Jeśli klient powoła się na ostatnią z nadmienionych przyczyn, warto zadać mu pytanie o powód takiego niezadowolenia. Niestety, istnieją klienci, którzy sami przyczyniają się do - ich zdaniem - niewłaściwej obsługi, np. nie wykonując obowiązków umownych (opóźnienia w dostarczaniu dokumentów, brak współpracy, niestosowanie się do zaleceń, nieregulowanie zobowiązań za obsługę itp.). Jeżeli na etapie rozpoznania formalnego stwierdzono, że klient nie składał wbrew obowiązkowi sprawozdań finansowych - to podczas wywiadu z klientem dobrze jest zapytać o przyczynę takiego stanu rzeczy (z odpowiedzi można sporo wywnioskować). Warto tutaj również zapytać o możliwość zapewnienia kontaktu z dotychczasową obsługą księgową. Uchylanie się klienta od udzielenia odpowiedzi na zadane pytania, a także niechęć do umożliwienia kontaktu z poprzednią obsługą księgową nie jest dobrym prognostykiem współpracy z klientem. Trzeba uświadomić takiemu klientowi, że pozyskanie pewnych informacji jest nieodzowne dla przejęcia odpowiedzialności za księgi.

Na tym etapie należy ustalić status podatkowy klienta oraz jakie występują u niego procedury w VAT (np. dotyczące importu, eksportu, WNT/WDT, transakcje trójstronne, łańcuchowe itp.). Nieodzowne jest także rozpoznanie obszaru geograficznego działania klienta, rodzaju oferowanych produktów, towarów i usług oraz sposobu ich dystrybucji. Warto też zapytać, czy wobec klienta toczą się jakieś postępowania podatkowe lub inne w zakresie obsługi, jakiej biuro rachunkowe miałoby się podjąć (np. dotyczące ZUS).

Ważne jest, aby podczas takiej rozmowy ustalić potrzeby klienta, tj. czy oczekuje on po prostu przejęcia i kontynuacji obsługi, czy też zainteresowany jest np. modyfikacją polityki rachunkowości (jest to możliwe ze skutkiem od początku roku obrotowego) bądź podjęciem się przez biuro rachunkowe dodatkowej obsługi określonych procesów. Należy przy tym mieć na uwadze, że biuro rachunkowe nie wszystkiego może się podjąć (przykład).

Zawarcie umowy o obsługę

Z informacji zebranych w poprzednich etapach biuro rachunkowe powinno uzyskać odpowiedź na pytanie, czy jest w stanie (i czy ma wolę) podjąć się obsługi klienta. Jeśli tak, można przejść do już bardziej konkretnych ustaleń co do warunków umowy, w tym jej zakresu i honorariów. O umowie na usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych pisaliśmy m.in. w GP nr 16 z br., na str. 13.

Jeżeli kontakt z poprzednią obsługą księgową jest możliwy, pożądane byłoby przy jej udziale:

  • "rozpoznać" dotychczasową politykę rachunkowości,
  • dokonać oglądu ksiąg rachunkowych.

O przejęciu w trakcie roku ksiąg rachunkowych pisaliśmy m.in. w GP nr 100 z 2021 r., na str. 13.

Obowiązki związane z AML

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu nakłada na biura rachunkowe (będące instytucjami obowiązanymi w myśl tej ustawy) określone obowiązki już na etapie nawiązywania kontaktu z klientem. W niniejszym artykule nie będziemy przywoływać wszystkich tych powinności, niemniej jednak bezwzględnie należy:

  • zidentyfikować klienta, co do zasady, przed zawarciem z nim umowy, poprzez wgląd do dowodów tożsamości osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu; ustawa daje prawo skopiowania tych dowodów,
  • rozpoznać strukturę własności i kontroli nad podmiotem,
  • sprawdzić wpisy w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych i wyjaśnić ewentualne kwestie budzące wątpliwości (np. co do aktualności zawartych tam informacji i ich spójności z KRS).

Przykład

W niewielkiej spółce z o.o. funkcjonuje konto 10 "Kasa", gdzie ujmowane są nieliczne operacje kasowe, głównie dokonywane przez członków zarządu, niekiedy zdarzają się gotówkowe zapłaty za świadczone usługi. Zarząd chciałby zlecić prowadzenie raportu kasowego biuru rachunkowemu, w oparciu o dostarczane raz w miesiącu dowody KP/KW.

Biuro nie może się tego podjąć. Raport kasowy jest księgą rachunkową podlegającą szczególnemu reżimowi, jeśli chodzi o jej bieżące prowadzenie. Zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości operacje kasowe uznaje się za ewidencjonowane bieżąco, jeśli ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.