Presja na automatyzację w firmach rośnie zarówno z przyczyn kosztowych, jak i wpływu pracowników, którzy oczekują, że szczególnie w przypadku żmudnych i powtarzalnych procesów, będą wspierani przez nowoczesne narzędzia informatyczne. W większości sytuacji niesie to za sobą nakłady inwestycyjne, ale nie zawsze. Jeśli korzystasz z Comarch ERP, to już dzisiaj możesz stosować gotowe schematy automatyzacji procesów finansowych, które sukcesywnie są rozwijane i dostosowywane do potrzeb przedsiębiorców.
Świetnym przykładem jest tutaj automatyzacja procesu odzyskiwania należności od kontrahentów, którzy spóźniają się z płatnościami. Standardowo jest to proces manualny, wymagający pracy w systemie księgowym i zewnętrznym narzędziu dostawcy takiej usługi. W przypadku regularnego korzystania wiele czasu zajmuje analiza oraz operacyjne wykonywanie tych czynności.
W rzeczywistości okazuje się, że do przeterminowanych faktur zaglądamy od czasu do czasu i nie zawsze jest to traktowane jako najtańsze źródło pozyskania płynności finansowej, więc szukamy gotówki w bankach i instytucjach pożyczkowych. Badanie "Audyt windykacyjny" pokazuje, że tylko 40% przedsiębiorców kontroluje, czy otrzymuje zapłatę od kontrahentów w programie księgowym lub sprzedażowo-magazynowym. 45% robi to "ręcznie", sprawdzając firmowe konto. Natomiast aż 40% weryfikuje płatności tylko z doskoku, w tym prawie 1/3 dopiero w momencie, gdy zaczyna brakować pieniędzy.1
Jak można to uprościć?
Nowa aplikacja Apfino dostępna w Comarch ERP pozwala na zautomatyzowanie tego procesu – regularnie przypomina o nowych zaległościach oraz umożliwia bezpośrednią wysyłkę pojedynczych faktur lub całych paczek dokumentów. Rola operatora systemu jest tutaj sprowadzona głównie do decydenta, a czynności polegające na wyselekcjonowaniu zaległych faktur oraz przesłaniu ich do właściwego serwisu są w pełni zautomatyzowane, a dodatkowo można śledzić postęp w odzyskiwaniu środków z faktur.
Usługa znacząco różni się od znanego w systemie Comarch ERP mechanizmu automatycznej windykacji, ponieważ jej zakres wychodzi poza system CRM i wysyłkę wiadomości e-mail lub SMS do kontrahentów czy blokowanie sprzedaży klientom zalegającym z płatnościami. Nowość polega na tym, że teraz przeterminowane faktury zostają wysłane do firmy windykacyjnej, która bierze na siebie kontakt z dłużnikiem i polubownie odzyskuje należności.
Zautomatyzowane przekazywanie faktur do windykacji, a następnie prowadzenie jej przez profesjonalną firmę, skupia się na działaniach, które mają przekonać dłużnika do szybkiej spłaty zobowiązań lub zaproponować takie rozwiązanie, które zaakceptuje wierzyciel, np. spłaty należności w ratach.
1/3 firm zlecających windykację polubowną zaobserwowała, że dzięki temu działaniu zwiększyła się liczba faktur, które partnerzy biznesowi zaczęli opłacać w terminie.2
Jak skorzysta na tym moja firma?
Po pierwsze, system na bieżąco monitoruje problem zaległości w firmie i pozwala natychmiast reagować.
Po drugie, proces odzyskiwania należności zlecamy na zewnątrz, więc nie musimy zajmować tym głowy naszym pracownikom.
Kolejną i nie ostatnią korzyścią jest automatyzacja procesu finansowego w firmie, co daje natychmiastową oszczędność czasu naszym pracownikom i przestrzeń do doskonalenia kadry w innych obszarach.
Nie dość, że samo narzędzie (robot) nie generuje kosztów dla firmy, to proces odzyskiwania należności również może być darmowy, ponieważ koszty można przenieść na dłużnika.
Wystarczy bezpłatnie, kilkoma kliknięciami aktywować usługę windykacji polubownej Apfino, dostępną w Twoim Comarch ERP, dzięki której dbasz o finanse swojego biznesu.
____________________________________________________
1 Badanie "Audyt windykacyjny" zostało przeprowadzone przez TGM Research na zlecenie firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso w styczniu 2022 r. metodą CAWI na 422 firmach, tj. podmiotach gospodarczych wystawiających faktury z odroczonym terminem płatności.
2 Badanie "Relacje między kontrahentami po zleceniu windykacji" zostało przeprowadzone przez Instytut Mands na zlecenie firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso na przełomie maja i czerwca 2021 r. na reprezentatywnej grupie 300 małych i średnich firm, które w ostatnich 2 latach korzystały z zewnętrznej windykacji.
